Als online ondernemer wil je je natuurlijk het liefst de hele dag bezig houden met datgene waar jij goed in bent: het runnen van je business. Toch is het belangrijk om een goede, overzichtelijke boekhouding bij te houden. Doe je dit niet, dan ga je aan het eind van het kwartaal gegarandeerd in de knoop komen met je belastingaangifte. Ook ga je, wanneer je je boekhouding niet op orde hebt, veel problemen ervaren bij retourneringen van klanten. Wanneer je gaat ondernemen gaan er gegarandeerd obstakels op je afkomen. Een strakke boekhouding helpt je om deze obstakels te overwinnen. Je moet de juiste documenten kunnen vinden wanneer je ze nodig hebt. Anders heb je geen fundament en gaat je business vroeg of laat ten onder. Niet onbelangrijk dus om je eens bezig te houden met je boekhouding. Maar hoe zorg je nou voor een goede boekhouding als online ondernemer zonder daar al te veel tijd aan te besteden? In dit artikel ontdek je alles wat je moet weten om succesvol te zijn met dit vaak verwaarloosde onderdeel van je business: de boekhouding.

Wat is je boekhouding?

Je boekhouding is een overzicht van alle financiële transacties van je business. Vaak hoort je voorraadmanagement hier ook bij. Een boekhouding bestaat uit verschillende documenten. Dit zijn voornamelijk facturen van inkoop en verkoop.

Facturering bij inkoop

Wanneer je gaat inkopen krijg je in de meeste gevallen direct de factuur van het desbetreffende bedrijf opgestuurd. Zo niet, dan moet je er even naar vragen. Bedrijven zijn namelijk wettelijk verplicht om je van een factuur te voorzien bij een aankoop. Het is belangrijk om de facturen die je ontvangt direct op te slaan in jouw boekhouding zodat je ze snel kan terugvinden wanneer je aan het eind van het kwartaal je belastingaangifte gaat doen.

Facturering bij verkoop

Wanneer jij een product of dienst hebt verkocht, ben jij dus ook wettelijk verplicht om vervolgens een factuur naar de klant op te sturen. Deze moet je wel eerst maken. Dit kun je helemaal zelf doen, maar er zijn ook super handige tools die je daar bij kunnen helpen. Vaak zijn deze tools in de beginfase helemaal gratis. Zolang je maar een PDF bestand overhoudt met alle benodigde persoons- en aankoopgegevens van jouw bedrijf en je klant erop zit het meestal wel goed met je factuur. Vervolgens is het tijd om de factuur zowel naar je klant te sturen als op te slaan in je eigen boekhouding. De facturen van je verkopen heb je namelijk ook nodig voor de belastingaangifte.

De twee opties van boekhouden

Er zijn eigenlijk maar twee opties die je kan hanteren voor het bijhouden van je boekhouding. Ten eerste kun je je boekhouding zelf doen. De tweede optie is om je boekhouding uit te besteden. Waar je ook voor kiest, beide opties hebben zowel voordelen als nadelen. Het is aan te raden om vooral te kijken naar jouw situatie en wat het beste daar bij past.

Boekhouding zelf doen

Het grote voordeel van het zelf doen van je boekhouding is dat je hierdoor meer inzicht en overzicht hebt in de financiële situatie van je business. Jij beheert alles dus je weet precies wat er is ingekocht, wat er is verkocht en waar je de facturen ervan kan vinden.
Er zijn twee grote nadelen van het zelf doen van je boekhouding. Op de eerste plaats heb je kans dat je sneller dingen over het hoofd ziet en daardoor fouten gaat maken in je boekhouding. Wanneer je je boekhouding uitbesteed aan een professional is deze kans veel kleiner. Hij of zij is gespecialiseerd in boekhouden en kan er met volledige focus aan werken. De kans op fouten wordt hierdoor veel kleiner. Dit bespaart jou als ondernemer geld én kopzorgen. Ten tweede kost het je veel tijd om zelf je boekhouding te doen. Zeker als ondernemer kun je iedere minuut van de dag gebruiken. Wanneer je dus te druk bezig bent met je boekhouding kan het zijn dat je omzet laat liggen op het gebied van je levering, je klantenservice en/of je marketing. Wanneer dit het geval is kan loont het zich zeker om je boekhouding uit te besteden.

Boekhouding uitbesteden

De voordelen van het uitbesteden van je boekhouding zijn dus dat je in ieder geval tijd en kopzorgen bespaart. Wanneer jij iemand bent die veel slordigheidsfouten maakt en/of meer omzet kan behalen bij een volledige focus op de rest van je business in plaats van je boekhouding, bespaar je ook een hoop geld bij de uitbesteding van je boekhouding.
Het nadeel van het uitbesteden van je boekhouding is dat het je ook geld kan kosten. Dit is vooral van toepassing wanneer je boekhouding nog maar nauwelijks werk is of wanneer je je levering, klantenservice en marketing acties al het geoptimaliseerd. Dit laatste zal echter zelden het geval zijn.

Tips bij het zelf doen van je boekhouding

Wanneer je je boekhouding gaat uitbesteden doet een professional het voor je en hoef jij er nog maar nauwelijks naar om te kijken. Wanneer je je boekhouding echter zelf gaat doen, is het van belang dat je weet hoe je dit het beste kan doen. Hier volgen 3 tips voor het zelf bijhouden van een goede boekhouding.

Maak gebruik van tools

Er zijn meerdere geweldige tools beschikbaar waarmee je in een handomdraai strakke facturen kan opstellen. Het kost je hierdoor minder tijd voor het opstellen van betere facturen. Veel van deze tools hebben ook de optie om je facturen overzichtelijk op te slaan. Je kan ze dan makkelijk en snel terugvinden wanneer je ze nodig hebt. Vaak gaat dit op basis van de datum van de factuur.

Streef niet naar perfectie

Een boekhouding moet duidelijk en bruikbaar zijn. Het gaat er niet om dat het er allemaal perfect uitziet. Besteed dus niet te veel tijd aan een perfecte opmaak van je boekhouding of facturen. Je kan beter zorgen voor een effectieve boekhouding zodat je meer tijd en energie hebt om je volledig te focussen op je online business.

Houd het online

De derde tip voor het zelf bijhouden van een goede boekhouding heeft net als de twee andere tips ook te maken met focus. Het is namelijk een grote verademing om je boekhouding alleen nog maar online te doen. Waar facturen in een offline boekhouding kwijt kunnen raken of kunnen beschadigen, kan er bij facturen in een online boekhouding eigenlijk niets gebeuren. Zeker niet wanneer je je boekhouding opslaat in de cloud.
Naast dat het veiliger is kun je in een online boekhouding veel sneller documenten terugvinden. Dit bespaart je veel tijd en moeite. Laat die klappers vol papieren dus maar voor wat het is en focus je op een veilige en effectieve online boekhouding.

Hoe doe je belastingaangifte?

Belastingaangifte wordt door veel mensen beschouwd als iets moeilijks. Dat valt echter reuze mee. Zéker wanneer je je boekhouding op orde hebt. Het enige wat je hoeft te doen is het totale betaalde en ontvangen btw van het afgelopen kwartaal van elkaar af te trekken. Hierbij moet je wel onderscheid maken tussen binnenlandse en buitenlandse transacties. Vervolgens blijft er één bedrag over wat je vervolgens moet betalen óf op je rekening krijgt gestort.
Belastingaangifte is zo moeilijk als je het voor jezelf maakt. Wanneer jij altijd alles netjes bijhoudt is het voor jou slechts een fluitje van een cent om aan het eind van het kwartaal belastingaangifte te doen!