Vergelijk twee offertes pas als ze over hetzelfde product, dezelfde hoeveelheid en hetzelfde afleverpunt gaan. Vul daarna de kosten aan die nog ontbreken. Pas dan zegt de stuksprijs iets. De ene leverancier rekent bijvoorbeeld een bedrukte doos mee, de andere biedt een kale verpakking. Ook materiaal, aantallen en transport kunnen verschillen.
1. Stuur beide leveranciers dezelfde specificatie
Leg materialen, afmetingen, kleur, accessoires en verpakking vast in één document met een versienummer. Vraag een offerte voor dezelfde hoeveelheid. Kan een leverancier alleen een ander aantal aanbieden, laat dat verschil dan zichtbaar in je vergelijking staan.
Vraag leveranciers om afwijkingen apart te benoemen. Een ander materiaal of een eenvoudiger verpakking kan interessant zijn, maar het is een ander product. Bewaar het oorspronkelijke voorstel en de toelichting, zodat duidelijk blijft waar iedere prijs bij hoort.
2. Reken tot hetzelfde afleverpunt
Incoterms® verdelen verantwoordelijkheden, kosten en risico’s bij vervoer. Noteer de leveringsconditie, de genoemde versie en de exacte plaats. Vraag welke trajecten en werkzaamheden zijn inbegrepen. “Shipping included” is te vaag om mee te rekenen.
Kies voor je vergelijking één eindpunt, bijvoorbeeld de ontvangst op jouw magazijnadres. De leveranciers hoeven daarvoor niet dezelfde leveringsconditie te gebruiken. Je vult bij ieder voorstel aan welke diensten je zelf nog moet regelen en betalen. Een vervoerder of expediteur kan je helpen die ontbrekende trajecten te begroten.
3. Zet betaling en planning naast de prijs
Noteer de aanbetaling, de restbetaling, de valuta en hoe lang de offerte geldig is. Zo zie je hoeveel geld je op welk moment nodig hebt. Leg ook vast wat er is afgesproken bij wijzigingen of annulering.
Vraag wanneer de productietermijn begint: na betaling, na goedkeuring van het sample of na ontvangst van het ontwerp? Reken vanaf dat moment verder naar verzending en aankomst. Gebruik de bevestigde termijn van de leverancier, niet je gewenste lanceerdatum.
4. Maak ontbrekende kosten zichtbaar
Geef iedere kostenpost een van drie labels: bevestigd, begroot of onbekend. Een bedrag uit de offerte hoort bij de levering die daar beschreven staat; een eigen reserve is een begroting. Een ontbrekend bedrag blijft open en telt niet als nul.
Loop voor jouw product productaanpassingen, inspectie, documentatie, transport en opslag na. Voeg de toepasselijke invoer- en belastingkosten toe zodra je daarvoor een onderbouwd bedrag hebt. Noteer wie een ontbrekende post uitzoekt en wanneer je het antwoord nodig hebt.
5. Kies op basis van het complete voorstel
Vat de verschillen samen die de doorslag geven. Misschien kost een voorstel meer, maar bevat het een duidelijkere specificatie of een levering die beter past. Een hoge prijs bewijst op zichzelf geen betrouwbaarheid; beschrijf wat je echt kunt controleren.
Vraag de gekozen leverancier om één bijgewerkte offerte met alle afgesproken wijzigingen en bijlagen. Bewaar je vergelijking bij de bestelling. Wijkt een levering later af, dan vind je terug welke uitvoering, kosten en afspraken de basis van je keuze waren.
De offertes naast elkaar
| Onderdeel | Wat leg je vast? | Welke vraag beantwoord je ermee? |
|---|---|---|
| Product | Specificatie, versie en hoeveelheid | Bieden beide leveranciers hetzelfde product aan? |
| Levering | Plaats, leveringsconditie en de trajecten die je zelf nog regelt | Wat moet je nog regelen tot je eigen afleverpunt? |
| Kosten | Per post: bevestigd, begroot of onbekend | Kun je de totalen al eerlijk vergelijken? |
Wil je leren hoe je leveranciersvoorstellen voor je eigen merk beoordeelt? Bekijk LaunchLab AI™ en neem de vragen uit je vergelijking mee.
Bronnen
Geraadpleegd op 8 oktober 2026.
