Nieuwe voorraad bestellen: ken je echte levertijd

Bestel nieuwe voorraad zodra de voorraad die je hebt en de bevestigde orders die al onderweg zijn, niet meer genoeg zijn voor de verwachte verkoop tijdens de levertijd, plus een buffer. Hoe je die verkoop en buffer berekent, lees je in voorraadbehoefte berekenen. Dit artikel gaat over het andere deel van die som: de levertijd. Hoe lang duurt het voordat een order echt verkoopbaar is?

Vraag je leverancier daarom wat ‘levertijd’ omvat: alleen productie, of ook verzending, ontvangst en controle? Leg bij eerdere zendingen de datums van al die stappen vast. Dan bespreek je de volgende order op basis van wat er werkelijk is gebeurd.

Kies vaste mijlpalen

Gebruik aparte labels voor:

1. order verstuurd;
2. order geaccepteerd;
3. productie gereed;
4. verzonden;
5. ontvangen;
6. verkoopbaar vrijgegeven.

Noteer bij ieder label welk bewijs de datum bevestigt. Een productiebevestiging is iets anders dan een inspectie, en een vrachtbrief bevestigt de verzending, niet de ontvangst in jouw magazijn. Maak duidelijk of je in kalender- of werkdagen telt en in welke tijdzone. Gebruik deze labels in je eigen administratie en koppel ze aan de statussen die je leverancier of het platform werkelijk geeft.

Bereken alleen bekende intervallen

Reken per zending alleen tussen datums die je echt hebt.

Bij zending C ontbreekt de datum waarop de productie gereed was, dus die fase kun je niet apart vaststellen. Vul daar niet het gemiddelde van A en B in alsof het een waarneming is. De bekende totale periode van acceptatie tot verkoopbaar kun je wel berekenen: 36 dagen.

Welke leveringen kun je vergelijken?

Noteer bij elke zending de productversie, de bestelhoeveelheid, de voorbereiding en de route. Een sample dat via een andere verzendwijze kwam, is geen gelijkwaardige referentie voor een voorraadorder. Houd de drie waarnemingen daarom gescheiden totdat bekend is wat vergelijkbaar is.

Deze drie zendingen duurden 29 tot 39 dagen. Dat zegt alleen iets over deze drie voorbeelden: een volgende levering kan sneller of langzamer gaan. Vraag bij een afwijkende duur welke gebeurtenis is vastgelegd en welke verklaring de betrokken partij nog moet bevestigen.

Wanneer is ontvangen voorraad echt verkoopbaar?

Ontvangen goederen kunnen nog geteld, gecontroleerd of op een andere manier voorbereid moeten worden. Houd de ontvangstdatum daarom apart van de datum waarop de voorraad echt verkoopbaar is. Voor Lvb gelden officiële aanlevervoorwaarden; controleer de actuele eisen voor jouw zending. Ga er in je logboek niet van uit dat die voorwaarden een vaste verwerkingstijd beloven. Voor de actuele Lvb-voorraad verwijst Bol naar Mijn Lvb voorraad. Een melding ‘verzonden’ of ‘ontvangen’ zet je niet zonder controle als verkoopbare voorraad in je planning.

Gebruik je logboek voor een nieuwe afspraak

Vraag bij een nieuwe order wat het startpunt en het eindpunt van de genoemde termijn zijn. Noteer welke mijlpalen bevestigd zijn en welke voorlopig. Een verwachte verzenddatum is geen waargenomen verzenddatum. Bewaar wijzigingen samen met de oorspronkelijke afspraak en het nieuwe bewijs. Blijft een stap onzeker, beschrijf dan een scenario met een andere datum in je planning.

Het logboek vertelt welke fase je nader wilt controleren. Je voorraadplanning gebruikt die informatie daarna, met eigen keuzes voor vraag en buffer.

Houd het verleden controleerbaar

Bewaar historische datums zoals ze zijn vastgelegd. Corrigeer een invoerfout met de oorspronkelijke waarde en de reden, zodat de wijziging te volgen is. Geef elke zending een interne verwijzing en laat iemand anders de datums en intervallen nalopen, bijvoorbeeld een collega of je boekhouder. Werk je alleen, controleer ze dan zelf op een later moment nog een keer. Houd persoonsgegevens buiten een openbaar overzicht. Gebruik ontbrekende datums en opvallende intervallen voor gerichte vragen aan je leverancier.

Verkoop je al op Bol en wil je je inkoop en voorraadplanning strakker krijgen? Plan je gesprek van 30 minuten.

Bronnen

Bronnen gecontroleerd op 8 oktober 2026.

• Bol: aanlevervoorwaarden Lvb
• Bol: voorraadstanden