Ben jij inmiddels toe aan de volgende stap als bol.com verkoper? Ben je er klaar voor om je eigen Bol assortiment te produceren onder jouw merknaam? Of ben je op zoek naar een goedkopere productielocatie voor je reeds bestaande succesvolle Bol.com assortiment?

Vroeg of laat loopt gaat iedere Bol verkoper eens verder kijken richting het grote productieland China. Via Alibaba zijn de eerste stappen zo gezet. Maar succesvol produceren en importeren vanuit het Verre Oosten is niet eenvoudig. We geven je de eerste tips en trics om efficiënt en tijdbesparend te werk te gaan.

Chinese Cultuur

Indien je een langdurige relatie wilt opbouwen met een Chinese leverancier is het verstandig om je te verdiepen in de Chinese cultuur. Familie is belangrijk voor Chinezen. Stuur hen een foto van je pasgeboren nageslacht, neefje of nichtje met een trots verhaal erbij en je hebt geheid een puntje gewonnen. Een Chinees zegt zo goed als nooit nee! Dus als jij hen vraagt of ze iets kunnen of een bepaalde levertijd kunnen halen en ze zeggen volmondig ja, dien je goed na te gaan of dit ook daadwerkelijk een ja is. Vraag altijd bewijs, een ondertekende inkooporder of andere referenties. Zodra je langer met Chinezen samenwerkt leer je herkennen wanneer een Chinees ja zegt en daarmee ook daadwerkelijk ja bedoeld. Of wanneer hij ja zegt, maar eigenlijk is het antwoord nee.

Chinezen houden niet van gezichtsverlies. Bekennen dat ze iets niet kunnen, de prijs of levertijd niet kunnen halen terwijl ze jouw order wel graag willen hebben? Dat zullen ze dit niet graag doen, dit is immers gezichtsverlies. Bedenk dan ook goed of jouw order haalbaar is voor hen, probeer nooit het onderste uit de kan te halen. Betaal een dubbeltje meer wanneer je dit kunt, bij een volgende productie heb jij dat dubbeltje wellicht heel hard nodig om uit te komen met een nieuw te produceren product. Daarnaast kun je het gezichtsverlies ook ten gunste van jouw productie gebruiken. Komen ze niet uit met de levertijd, is jouw bol productie vertraagd? En kom jij hiermee echt in de problemen? Geef duidelijk aan dat je hiermee gezichtsverlies lijdt richting jouw klant. Bij een goede relatie zal de Chinese fabriek dan eerder bereid zijn om een stapje harder te lopen.

Communiceren met Chinezen in Engels

Vind jij de Chinese taal ook zo ingewikkeld klinken? Zo ingewikkeld als het mandarijn of kantonees voor jou is, zo ingewikkeld is het Engels ook voor iemand met de Chinese nationaliteit. Toch zijn er gelukkig best veel Chinezen die Engels hebben geleerd. De Chinezen krijgen het Engels ook op school aangeleerd, maar de Chinezen die echt goed Engels spreken hebben vaak een periode in een Engelstalig land gestudeerd. Veel Chinezen worden voor een vervolgopleiding naar Canada, Amerika of zelfs Hawaï gestuurd. Hier krijgen ze de Engelse taal beter aangeleerd. Vraag hen waar ze zo goed Engels hebben leren spreken. Zo leer je direct je contactpersoon wat beter kennen. Desondanks blijft het Engels zeer moeilijk voor hen. De opbouw van de Engelse taal wijkt voor hen compleet af van het voor hen bekende Chinees. Houd er dan ook rekening mee dat je meer gaat bereiken, met minder tekst. Schrijf nooit hele verhalen, wanneer je duidelijke informatie nodig hebt.

Het opvragen van informatie doe je het beste puntsgewijs. Gebruik eenvoudige woorden. Opsommingen geven een duidelijk overzicht. Bijvoorbeeld:

Hello, nice to meet you! I am looking for product X. Please advise:

Your Leadtime for sampling
Your minimum order quantity (MOQ)
Your Leadtime after sample approval
Port of discharge
Price for …

Houdt het bij het eerste contact simpel. Het kan heel goed zijn dat de persoon waar jij mee communiceert alleen maar een tussenpersoon is die toevallig Engels spreekt. Het kan heel goed zo zijn dat zij geen product of technische kennis hebben en alles moeten navragen in de fabriek of bij hun manager. Of zelfs alleen maar agent zijn voor verschillende fabrieken.

Begin bij het begin. Verwacht bijvoorbeeld niet een definitieve volledige prijs te krijgen, wanneer je zelf niet de complete informatie hebt gegeven. We komen dan bij het volgende punt. “Common Sense” oftewel logisch nadenken. Onthoud dat jouw logica compleet anders is dan die van de Chinezen. Waar jij denkt: Ze kunnen toch wel even een doos berekenen? Wil de fabriek de exacte afmetingen, bedrukking en kartondikte weten. Wanneer je de fabriek niet de volledige informatie geeft, zullen ze benodigdheden weglaten uit bijvoorbeeld de quotatie, waardoor je die later alsnog berekend krijgt.
Er bestaat een mooi verhaal over een slimme man die ooit bedacht om Delfts blauw porselein na te laten maken in China. De beste man stuurt een schitterend Delftsblauw porseleinen bord richting een fabriek in China met de opdracht deze na te maken. Het bordje is mooi, maar bevat een barst. Jij zal ervan uitgaan dat je een mooi porseleinen bord krijgt met Delftsblauwe print erop. Je krijgt een schitterend nagemaakt porseleinen bord met Delftsblauwe print én barst. De beste man heeft de fabriek niet verteld dat hij de barst er niet in wilde. Uiteraard is dit een heel flauw voorbeeld, maar geeft perfect het cultuurverschil in logisch nadenken weer. Geef dus altijd de complete informatie.

Let op wat je stuurt!

Chinezen staan erom bekend. Het kopiëren van jouw designs is zo gebeurd en voor jij kunt handelen ligt jouw product al elders op de markt. Stuur niet bij het eerste contact direct jouw perfect uitgewerkte, unieke productdesign door. Probeer het voor het eerste contact een beetje globaal te houden. Stuur een foto van een soortgelijk product of vraag referenties van eerdere producties van de fabriek op. Zo kom je erachter wat een fabriek allemaal kan en wat hun prijsniveau is. Je moet hierbij wel accepteren dat je niet na het eerste contact een exacte prijs hebt. En bedenkt goed, wanneer jij van een andere klant exacte designs krijgt via de fabriek. Dan kun je er vanuit gaan dat jouw designs ook doorgestuurd worden naar derden.

Wanneer je de juiste fabriek hebt gevonden, ga je verder naar de volgende stap. Het aanvragen van samples en wellicht al ingeven van een order. Werk je order altijd stapsgewijs en overzichtelijk uit. Stuur alle informatie het liefst in 1 keer. De order, packinginstructions, transport wijze. Werk je met een vervoerder in Nederland? Geef hen ook direct de informatie dat er op een bepaalde datum een zending voor jou klaar staat bij deze fabriek. Zij zullen hun agent in China dan informeren en deze neemt weer contact op met de fabriek. Zo wordt de levertijd vanuit 2 kanten bewaakt.

Vraag de fabrikant duidelijk wanneer zij iets aanleveren en op welke datum jij iets gekeurd moet hebben. Bijvoorbeeld de goedkeuring voor een sample. Houdt hen aan die data en houd je er zelf ook aan. Vraag foto’s van tussenstappen en zorg voor productiemonsters voor jouw zending de fabriek verlaat.

Toon interesse!

Succesvol produceren in China doe je door een band op te bouwen met jouw contactpersoon in de fabriek. Vraag hen naar de nationale feestdagen (i.v.m. sluitingen ook handig, om die in je agenda te zetten). Leer jezelf wat Chinese woorden en wens hun daarmee een prettig weekend of wens ze een gelukkig nieuwjaar, na het Chinese nieuwjaar. Chinezen hebben de sterkste band met gezin en familie, vraag hen om foto’s van hun kroost en stuur jouw laatste gezinskiekje mee. En hoe spannend het ook is. Pak soms ook die telefoon en stel jouw vragen via de telefoon.