Meer advertentiebudget helpt weinig als je bestverkochte product bijna uitverkocht is. Laat advertentiebeheer en voorraadbeheer daarom met dezelfde uitzonderingenlijst werken. Per product zie je wat nog leverbaar is, wanneer aanvulling wordt verwacht en welke campagneactie nodig is.
Kijk naar voorraad die je werkelijk kunt verkopen
Voor Lvb vind je de actuele voorraadstanden in het Bol-verkoopaccount onder Mijn Lvb voorraad. Gebruik voor je eigen magazijn de voorraadregistratie van dat magazijn. Noteer bij elk aantal het tijdstip en de locatie, zodat je een actuele telling niet verwart met een oud cijfer uit een rapport.
Houd beschikbare aantallen, reserveringen en onderweg zijnde voorraad apart. Een geplande levering telt pas als verkoopbare voorraad wanneer de goederen zijn ontvangen en beschikbaar zijn voor het aanbod. Ontbreekt een voorraadwaarde, geef die de status onbekend; laat de regel dan geen budgetverhoging voorstellen.
Gebruik verkoopsnelheid en aanvultijd
Tien stuks voorraad is bij één verkoop per week een andere situatie dan bij twintig verkopen per dag. Zet daarom naast het aantal de recente verkoopsnelheid en verwachte aanvultijd. Je kunt beschikbare stuks delen door de gemiddelde dagelijkse verkoop om een eerste beeld van de voorraadduur te krijgen. Bekijk ook promoties, piekdagen en leveringsvertraging: een gemiddelde kan een komende piek verbergen.
Kies vervolgens per product wanneer iemand de campagne beoordeelt. Bij een hardloper kan dat ruim vóór de verwachte ontvangst zijn; bij een traag verkopend product is dezelfde grens minder bruikbaar. Leg de grens en de reden één keer vast.
| Situatie | Eerste controle | Campagneactie | Opnieuw beoordelen bij |
|---|---|---|---|
| Lage leverbare voorraad | Aantallen, reserveringen en verkoopsnelheid | Budget begrenzen of pauze bespreken | Nieuwe voorraad beschikbaar |
| Voorraad onbekend | Bronfout en laatste actuele telling | Verhoging uitstellen | Betrouwbare actuele aantallen |
| Levering vertraagd | Nieuwe ontvangstverwachting | Budget opnieuw afstemmen op voorraadduur | Ontvangst en aanbod gecontroleerd |
Spreek af wie de campagne wijzigt
De voorraadbeheerder bevestigt de aantallen en aanvulling. De advertentiebeheerder beoordeelt het budget, de marge en de lopende promotie. Spreek af wie mag verlagen of pauzeren en wie een verhoging goedkeurt. Zo hoeft een voorraadmelding geen nieuw overleg te starten terwijl de verantwoordelijkheden toch duidelijk blijven.
Een automatisering kan de lijst voorbereiden en de juiste medewerker waarschuwen. Laat wijzigingen alleen uitvoeren binnen vooraf afgesproken producten, bedragen en bevoegdheden. Is een voorraadaantal verouderd, controleer dan eerst de gegevens bij de bron.
Start na aanvulling bewust opnieuw
Controleer bij ontvangst of de voorraad daadwerkelijk leverbaar is en het aanbod klopt. Bekijk daarna of het oude budget nog past bij de vraag en de marge. Bewaar de vorige en nieuwe instelling met de datum van de wijziging. Als dezelfde voorraad meerdere kanalen bedient, beoordeel je hun campagnes afzonderlijk.
Houd de lijst kort en afhandelbaar
Geef elke uitzondering een verantwoordelijke en volgende actie. Test je afspraken met drie situaties: een laag bekend aantal, een ontbrekende waarde en een vertraagde levering. Een afgehandelde regel krijgt een korte uitkomst, bijvoorbeeld budget verlaagd, voorraad hersteld of geen wijziging nodig. Daarmee voorkom je een lange verzameling meldingen waar niemand meer naar kijkt.
