Een Chinese leverancier controleer je vóór je eerste bestelling in lagen. Vraag een kopie van de bedrijfsvergunning (de business license) en van de identiteitskaart van de gemachtigde op, laat die vergelijken met de officiële registratie en zoek daarna bewijs dat het bedrijf ook doet wat het belooft: sanctielijsten, referenties, een kredietrapport en samples. Een nette inschrijving is een startpunt, geen bewijs van betrouwbaarheid.

Wat een registratie wel en niet bewijst

Volgens KVK over het controleren van buitenlandse zakenpartners schrijven de meeste landen bedrijven in een openbaar handelsregister in. Een buitenlands bedrijf controleer je altijd bij een bron in dat land, omdat het daar staat ingeschreven en niet in Nederland. KVK is ook duidelijk over de grens van zo'n check: een inschrijving betekent niet vanzelf dat een bedrijf betrouwbaar is. Na controle weet je wel of het bedrijf volgens de wet staat ingeschreven. Via het register krijg je meer informatie over de eigenaar of de directie, en soms over de financiële situatie.

Voor jou als starter met een eigen merk betekent dat: de registercheck beantwoordt één vraag, namelijk of de partij met wie je mailt een bestaand, ingeschreven bedrijf is. Of die partij goed produceert, op tijd levert en zorgvuldig met je geld omgaat, toon je met andere controles aan. Hoe je kandidaten vindt en tegen elkaar afweegt, lees je in ons artikel over leveranciers voor private label selecteren.

Vraag de bedrijfsvergunning op en vergelijk de gegevens

RVO beschrijft dat het Nederlands economisch netwerk in China nagaat of een bedrijf geregistreerd staat bij de lokale Administration of Industry and Commerce (AIC). RVO noemt de AIC de Chinese tegenhanger van de Kamer van Koophandel. Heb je een kopie van de bedrijfsvergunning en de identiteitskaart van de gemachtigde, dan kan het netwerk die vergelijken met de registratie in de AIC-database.

Vraag die twee documenten dus op voordat je iets betaalt. Leg ze daarna zelf naast de rest van je papierwerk: staat dezelfde bedrijfsnaam op de vergunning, de offerte, de factuur en bij de begunstigde van de bankrekening? KVK wijst erop dat Chinese banken contracten en facturen erg precies controleren, en raadt aan dat alle documenten op elkaar aansluiten. Wij lezen het zo: komt de naam van de partij die je spreekt niet overeen met de naam van de partij die je betaalt, vraag dan eerst door voordat je geld overmaakt.

Let op de datum: RVO heeft de inhoud van die pagina op 16 mei 2024 gecontroleerd. Vraag bij je verzoek daarom na welke database en werkwijze nu gelden.

Laat een company check doen

Wil je niet zelf in een Chinees register zoeken? Dan kun je contact opnemen met RVO voor een company check. Ook KVK noemt die mogelijkheid in zijn overzicht over zakendoen met China. Weet wel wat je krijgt: volgens RVO geeft de check alleen uitsluitsel over de administratieve registratie van een bedrijf. Voor een diepgaander achtergrondonderzoek verwijst RVO naar een due diligence-bedrijf. De diplomatieke posten in China kunnen je een lijst van zulke bedrijven geven.

RVO noemt nog twee controles: de AEO-status, die je voor EU-bedrijven kunt opzoeken, en het btw-nummer via VIES, het btw-informatiesysteem van de Europese Commissie. Werk je rechtstreeks met een Chinese fabriek zonder Europese vestiging, dan zeggen die checks volgens ons weinig. Ze helpen vooral als er een handelspartij in de EU tussen zit.

Zelf kun je volgens RVO ook letten op een professionele website, een vaste telefoonlijn in plaats van alleen een mobiel nummer en het soort e-mailadres dat het bedrijf gebruikt.

Na het register: vijf controles die het beeld afmaken

  1. Sanctielijsten. Controleer of het bedrijf of de eigenaar op een sanctielijst staat. KVK noemt in elk geval de lijsten van de Europese Unie en daarnaast Amerikaanse lijsten, waarvan de SDN-lijst de bekendste is. Daar kun je bijvoorbeeld mee te maken krijgen als je in dollars betaalt.
  2. Referenties. Vraag naar bedrijven waarmee de leverancier eerder samenwerkte. Vraag hun of er op tijd geleverd is en of afspraken zijn nagekomen.
  3. Kredietrapport. Kredietinformatiebureaus maken tegen betaling kredietrapporten, waarmee je een beter beeld krijgt van de financiële situatie van je leverancier.
  4. Online sporen. Zoek het opgegeven adres op in Google Maps. Kijk of de website een bezoekadres, een vast telefoonnummer en een inschrijfnummer toont. Op een B2B-platform als Alibaba let je volgens KVK op het aantal verkopen, de beoordelingen en hoe lang de leverancier al lid is.
  5. Samples. Een sample laat de kwaliteit van het product en de leversnelheid zien. Vraag erom voordat je definitief bestelt. Leveranciers bepalen zelf of ze samples gratis leveren.

Hoe je zo'n monster beoordeelt, lees je in het testplan voor je eerste sample.

Betaal pas als de papieren kloppen

Je controle telt pas echt bij de betaling. KVK schrijft dat vooruitbetalen en betalen via een Letter of Credit vaak voorkomen bij zaken met China, en dat Chinese leveranciers liever niet op factuur leveren met betaling achteraf. Betaal je vooraf, dan bestaat de kans dat je leverancier niet levert. In het praktijkvoorbeeld van KVK over import van buiten de EU werken de Chinese leveranciers van een importeur alleen met vooruitbetaling. Dat bedrijf beperkt het risico door per levering voor een maximumbedrag aan producten te bestellen.

Controleer vlak voor elke betaling de bankgegevens opnieuw. Wijzigingen vlak voor de betaling zijn volgens KVK soms een teken dat er iets niet klopt. Leg je afspraken ook altijd op schrift, zelfs als je leverancier vertrouwen belangrijker vindt dan een getekend contract. KVK raadt aan het contract te laten nakijken door een jurist die het Chinese recht kent.

Wat de leverancierscheck niet voor je regelt

Een betrouwbare leverancier maakt je product nog niet geschikt voor de Europese markt. Breng je producten op de markt in de Europese Economische Ruimte, dan gelden er producteisen voor veiligheid, gezondheid en milieu. Voor een overzicht per product verwijst KVK naar de KVK Importhulp. Vraag daarom naast de bedrijfsvergunning ook de testrapporten en documenten voor jouw productgroep op. Welke vragen je bij zo'n rapport stelt, staat in ons artikel over testrapporten controleren.

Wil je leren hoe je zulke controles inpast in de opbouw van je eigen merk? Op de pagina over LaunchLab AI™ lees je wat die opleiding behandelt.