Nieuw ontwerp, een extra inspectie of andere verpakking: een aanvullende uitgave vraagt meer dan de vraag of er nog geld op de rekening staat. Maak duidelijk welk probleem de uitgave oplost, wat de volledige kosten zijn en wanneer die betaald worden.
Begin bij het probleem
Een voorstel als “extra onderzoek” zegt weinig. Vraag bijvoorbeeld om de controle van een afwijkende productmaat vóór de restbetaling. Voeg het meetverslag, de sample of de veranderde offerte toe die het verzoek verklaart.
Beschrijf ook het alternatief: wachten, aanpassen of het product laten afvallen. Gebruik de uitleg over fee en werkkapitaal voor de budgetopbouw en maak zichtbaar welke post door dit voorstel verandert.
Bereken eenmalige en terugkerende kosten
Splits ontwerpwerk, hogere stukprijs en betaalmoment. Een nieuwe verpakking kan bij de volgende bestelling opnieuw duurder zijn. Controleer welke productversie en werkzaamheden in de offerte zitten.
Neem bij logistieke kosten ook de posten mee die buiten het Lvb-tarief vallen, zoals commissie, btw en bepaalde toeslagen. Een bedrag dat nog uitgezocht moet worden blijft apart in de begroting staan.
Fictief voorbeeld: twee betaalmomenten
Een nieuw ontwerp kost €300; de verpakking wordt €0,60 duurder bij 500 stuks. De extra uitgave is €300 + 500 × €0,60 = €600. Het ontwerp wordt deze week betaald, de verpakking bij de bestelling. Van €4.200 op de rekening is €3.400 nodig voor bevestigde betalingen.
| Vraag | Uitkomst |
|---|---|
| Extra uitgave | €600 genoemd; open posten apart |
| Beschikbaar na bekende verplichtingen | €4.200 − €3.400 = €800 |
| Beschikbaar na extra uitgave | €200, vóór overige open verplichtingen |
| Volgende bestelling | Hogere verpakkingsprijs opnieuw onderzoeken |
Controleer wat er overblijft en wat de opdracht omvat
Na de bekende verplichtingen is €800 beschikbaar; na de extra €600 blijft €200 over. Kijk ook naar andere open betalingen en het laagste verwachte saldo. Alleen het huidige banksaldo is onvoldoende om de extra uitgave te beoordelen.
Leg vast of de toestemming het ontwerp, de bestelling of beide dekt. Noteer bedrag, leverancier, versie en voorwaarden. Als de opdracht verandert, moeten de partijen ook die aanvullende afspraak vastleggen.
Controleer wat de uitgave heeft opgelost
Vergelijk het geleverde werk met de aanleiding. Is de maat onderzocht? Klopt de verpakking? Is de nieuwe stukprijs verwerkt? Een betaalde factuur sluit de inhoudelijke controle niet af.
Bij Premium Partnership™ beslis je actief mee over voorstellen. Bij Ultra Partnership™ verzorgt Business Mine alle operationele uitvoering en besluiten. Vraag tijdens de intake welk werk de overeenkomst al dekt en hoe werk wordt afgesproken dat daarbuiten valt. Dat er nog geld in het budget zit, betekent niet dat extra werk ook in de overeenkomst is afgesproken.
