Laat je automatisering een voorstel maken dat iemand in één keer kan beoordelen: wat verandert er, voor welke producten, hoe lang en tegen welke maximale kosten. Pas na goedkeuring van precies die versie voert de automatisering de actie uit. “Verbeter de campagne” kun je niet goed goedkeuren. “Verhoog het dagbudget voor één product drie dagen van €20 naar €25” wel.
Spreek per soort actie af wie beslist
Een interne markering, zoals een label op een bestelling, kun je binnen een vaste werkwijze laten zetten. Een inkooporder, prijswijziging, hoger advertentiebudget of klantbericht heeft andere gevolgen. Spreek per soort actie af wie een voorstel maakt en wie het mag goedkeuren. Kies bedragen en grenzen die bij je producten passen. Dan lopen kleine routinehandelingen door en blijven grotere beslissingen bij de juiste persoon.
Laat zien wat er verandert
Zet de huidige en de voorgestelde waarden naast elkaar. Noem de producten, kanalen, looptijd en maximale kosten. Voeg de voorraad- en margegegevens toe die zijn gebruikt. Ontbreekt een kostprijs of voorraadwaarde, laat die dan zichtbaar als ontbrekend staan. Een AI-samenvatting kan de reden leesbaar maken, maar de goedkeurder moet de onderliggende cijfers kunnen bekijken.
| Onderdeel | Voorstel |
|---|---|
| Product en kanaal | Eén product in één campagne op één kanaal |
| Budget | Van €20 naar €25 per dag |
| Looptijd | Drie dagen, daarna opnieuw beoordelen |
| Voorwaarden | Actuele voorraad en kostenbasis gecontroleerd |
| Wie keurt goed? | De aangewezen budgethouder |
| Vervalt bij | Gewijzigde gegevens of na de afgesproken vervaldatum |
Geef elk voorstel een versie en een vervaldatum
Voorraad, verkoopprijs en kostprijs kunnen veranderen tussen voorstel en uitvoering. Controleer vlak vóór de wijziging of de goedgekeurde versie nog bij de actuele situatie past. Is er iets relevants veranderd, maak dan een nieuw voorstel. Toestemming voor €25 per dag geldt alleen voor de beschreven testduur en producten.
Zet de controle vóór de actie
In Shopify Flow kan de actie Fail workflow run de verdere uitvoering stoppen en een fout vastleggen. Zet zo’n controle vóór de actie die toestemming nodig heeft. De stap draait eerdere wijzigingen niet terug en regelt zelf geen goedkeuringsrollen. Wie de workflow bouwt, moet de goedkeuring, de registratie en een eventuele hervatting dus apart inrichten.
Test toestaan, weigeren en verlopen
Gebruik testgegevens voor drie voorstellen: een goedgekeurd, een geweigerd en een verlopen voorstel. Alleen het goedgekeurde voorstel mag de afgesproken actie uitvoeren. Controleer ook wat er gebeurt als twee medewerkers tegelijk reageren: de workflow moet één actuele beslissing gebruiken en een tweede uitvoering voorkomen. Houd echte bestellingen, berichten en budgetwijzigingen tijdens deze proef uitgeschakeld.
Houd open voorstellen en fouten op één plek
Leg vast wie welke versie goedkeurde en controleer daarna wat er werkelijk is uitgevoerd. Toon open voorstellen en mislukte acties in één overzicht voor de verantwoordelijke medewerker. Beoordeel bij een fout of herstel nog binnen dezelfde afspraken valt. Zo neemt de automatisering het voorbereidende werk over, terwijl commerciële beslissingen en hun gevolgen zichtbaar blijven.
Bronnen
Geraadpleegd op 8 oktober 2026.
