Leg vóór de start op papier vast wie eigenaar is en wie namens het bedrijf mag beslissen en tekenen. Spreek ook af hoe geld erin gaat en eruit komt, wat er gebeurt als een van jullie stopt en hoe jullie een conflict oplossen. Kijk daarnaast in het Handelsregister met wie je zakendoet. Een contract haalt het ondernemersrisico niet weg. Het maakt wel duidelijk wie welk risico draagt.

Welk soort partner heb je?

Met een partner een merk bouwen kan twee dingen betekenen. Je start samen een bedrijf en jullie zijn allebei ondernemer, bijvoorbeeld in een vof. Of jij bent de eigenaar en je huurt een partij in die het werk of een deel ervan voor je doet. Van die keuze hangt af welk document je nodig hebt.

Begin je samen een vof, maatschap of cv? Dan noemt KVK een samenwerkingscontract slim, omdat de wet weinig regels heeft voor deze rechtsvormen. Werk je met een dienstverlener, dan sluit je een overeenkomst. Volgens KVK moeten in een basisovereenkomst in elk geval deze punten staan: wie de partijen zijn, wat ze van elkaar willen, welk product of welke dienst wordt geleverd, de levertijd, de looptijd, de prijs, of er algemene voorwaarden gelden, en datum, plaats en ondertekening. Vergelijk je verschillende aanbieders? In het artikel over een Bol-partnership kiezen die bij je past lees je welke vragen je ze stelt.

Controleer je partner voordat je tekent

Hoe afhankelijk je wordt, begint bij wie je kiest. KVK beschrijft een aantal checks die je zelf kunt doen:

  • Inschrijving: staat het bedrijf in het Handelsregister? En kloppen naam, adres en activiteiten met wat je partner je vertelt? KVK waarschuwt voor nepbedrijven en zakelijke identiteitsfraude.
  • Tekenbevoegdheid: zijn de naam en het KVK-nummer in het contract dezelfde als in het Handelsregister? En mag de persoon die tekent dat ook doen? Tekent iemand die niet tekenbevoegd is, dan is de afspraak volgens KVK niet geldig.
  • Geldzaken: grotere bedrijven die niet beursgenoteerd zijn, moeten hun jaarrekening deponeren, en die is openbaar. In het Handelsregister zie je ook of een bedrijf failliet is, surseance van betaling heeft of dat de ondernemer in de schuldsanering zit.
  • Ervaringen: reviews geven een idee, maar zijn volgens KVK niet altijd betrouwbaar. Vraag om referenties of maak een afspraak om kennis te maken.

Eigendom en bevoegdheden: wie mag wat?

Leg je niet vast wie wat mag doen namens het bedrijf, dan kan volgens KVK het hele bedrijf aansprakelijk zijn voor de gevolgen, of jij persoonlijk. Spreek in een samenwerkingscontract af of iedereen zelf beslissingen mag nemen of dat jullie samen besluiten, bijvoorbeeld over een contract of over personeel. Je kunt ook afspreken dat jullie boven een bepaald bedrag samen tekenen.

KVK schrijft duur, doel en bevoegdheden standaard in het Handelsregister in. Daardoor moeten ook anderen zich eraan houden. Dat heet derdenwerking. Het voorbeeld van KVK: in het register staat dat jullie boven 10.000 euro allemaal moeten tekenen. Sluit een van jullie toch een contract van 20.000 euro, dan kunnen jullie dat contract terugdraaien.

Handelt een dienstverlener namens jou, dan stel je dezelfde vraag op een andere manier: welke besluiten mag die partij nemen, en tot welk bedrag? KVK beschrijft dat iemand ook beperkt tekenbevoegd kan zijn, bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag. Schrijf daarnaast op wat van jou is: het merk, de voorraad, de klantdata en de accounts waarop je verkoopt. Zo weet je dat je bij je eigen merk en gegevens kunt als de samenwerking stopt.

Geld: inbreng, winst en alle kosten

Leg vast wie wat inbrengt. KVK noemt daarbij niet alleen geld en machines, maar ook kennis en werkuren. Spreek ook af hoe jullie de winst verdelen, bijvoorbeeld in gelijke delen of naar het aantal uren dat iemand in het bedrijf werkt. Ondernemers in een vof, maatschap of cv zijn niet in loondienst van het bedrijf. Een voorschot op de winst kun je wel afspreken.

Betaal je een dienstverlener? Houd dan de vergoeding voor het werk en het geld voor je bedrijf apart, zodat je ziet waar elke euro naartoe gaat. Vraag welke kosten niet in de prijs zitten en lees de algemene voorwaarden goed. Volgens KVK vormen het contract en de voorwaarden samen één geheel, en moeten de bepalingen in beide met elkaar overeenkomen.

Wees nuchter over rendement. Een mooie marge op één product is nog niet wat je verdient: je vaste kosten en nieuwe voorraad gaan er ook nog af. Belooft iemand je een vast rendement of een zekere opbrengst? Lees dan eerst welke vragen je stelt bij een rendementsbelofte.

Uitstap: wat als een van jullie stopt?

Op dit punt merk je pas echt hoe afhankelijk je bent. KVK raadt aan om in een samenwerkingscontract vooraf vast te leggen wat er gebeurt als iemand stopt:

  • Stoppen: een opzegtermijn of schadevergoeding, en wat er gebeurt als jullie moeten stoppen, bijvoorbeeld omdat het bedrijf failliet gaat.
  • Overlijden: volgens de wet stopt een vof automatisch als een van de vennoten overlijdt. Met een afspraak in het contract kun je dat voorkomen. Ook kunnen erfgenamen een deel van het bedrijf opeisen.
  • Doorgaan: wil je het bedrijf voortzetten als je partner stopt? Neem dan een overnamebeding of verblijvensbeding op.
  • Ziekte: spreek af hoe lang jullie een zieke medeondernemer doorbetalen, of dat ieder een arbeidsongeschiktheidsverzekering afsluit.
  • Waardebepaling: leg vooraf vast hoe de waarde van het bedrijf wordt bepaald en wie dat doet. Op basis daarvan krijgt de ondernemer die stopt zijn inleg terug, of betaalt hij bij als er een tekort is.

Dat laatste punt laat het risico eerlijk zien: dat je je inleg terugkrijgt, staat niet vast. Bij overname en waardebepaling wijst KVK ook op de gevolgen voor de belastingen. Laat die apart uitzoeken.

Werk je met een dienstverlener, kijk dan naar de looptijd en naar hoe je kunt opzeggen. Wil je het contract tussentijds aanpassen? Dat kan volgens KVK alleen als alle partijen akkoord zijn. Elke partij tekent de nieuwe versie en krijgt een eigen exemplaar.

Conflicten en de vorm van je afspraken

Bij het begin van een samenwerking denk je meestal niet aan ruzie. Toch is dat volgens KVK het moment om af te spreken hoe jullie met conflicten omgaan, bijvoorbeeld met hulp van een mediator. Een mondelinge afspraak is net zo geldig, maar op papier kun je bij een probleem makkelijker nagaan wat jullie hebben afgesproken. Zorg dat iedereen een eigen ondertekend exemplaar heeft.

KVK heeft zelf geen voorbeeldcontracten. Je kunt een modelovereenkomst aanpassen, een contract op maat laten maken of voor een samenwerkingscontract een adviseur of notaris vragen. Dit artikel is geen juridisch advies. Laat een contract met veel geld of zeggenschap nakijken voordat je tekent.

Als je een merk laat bouwen

Laat je je merk bouwen in plaats van het samen met een medeondernemer te starten, dan gelden dezelfde vragen. Bij een Partnership van Business Mine is je bedrijf 100% jouw eigendom: de voorraad, het merk, het bedrijf en de klantdata zijn van jou. De Partnership fee betaalt het werk van het team en het werkkapitaal is voor jouw bedrijf. Bij de Ultra Partnership™ geldt: jij houdt 100% zeggenschap; je machtigt ons om namens jou te beslissen. Je krijgt dan elke maand een rapportage. Vraag bij zo'n opzet welke besluiten onder die machtiging vallen. Op de Partnership-pagina zie je per variant wie wat doet. Welke afspraken je vastlegt als een andere partij je bedrijf beheert, lees je in het artikel over afspraken bij beheer.