Laat je iemand anders je e-commercebedrijf beheren? Leg dan minstens zeven dingen op papier vast. Van wie zijn het bedrijf en alle accounts? Welke besluiten mag de beheerder zelf nemen? Welke kosten zijn er en wie betaalt ze? Hoe wordt winst berekend en verdeeld? Hoe vaak krijg je een rapportage? Wie kan bij de klantdata? En wat gebeurt er als jullie stoppen? Hoe preciezer die afspraken zijn, hoe minder je later hoeft uit te leggen of te raden. Deze checklist werkt voor elke beheerder en vervangt geen juridisch advies.
Vergelijk je aanbieders? Lees dan ook welke vragen je stelt om een Bol-partnership te kiezen die bij je past.
1. Eigendom: van wie is wat?
Begin bij de basis. De zin "het bedrijf is van jou" betekent pas iets als duidelijk is wat er allemaal onder valt. Maak een lijst en zet bij elk onderdeel op wiens naam het staat:
- de onderneming zelf: rechtsvorm, inschrijving en zakelijke bankrekening;
- het verkoopaccount, bijvoorbeeld je account als Bol-verkoper, en eventuele advertentieaccounts;
- merknaam, logo, productfoto's en productteksten;
- domeinnaam, e-mailadressen en accounts op sociale media;
- voorraad, inkoopafspraken en het contact met leveranciers;
- klantgegevens, verkoopcijfers en advertentiedata.
Controleer daarna wat officieel geregistreerd staat. Bij de KVK kun je onder meer een uittreksel uit het Handelsregister en een UBO-uittreksel bestellen. Leg die naast je contract. Klopt iets niet, dan weet je dat vóór je tekent en niet pas als er iets misgaat. In het artikel over wie waarvoor verantwoordelijk is als je een merk laat bouwen lees je hoe je eigendom en uitvoering goed uit elkaar houdt.
2. Beslisrechten: wat mag de beheerder zonder jou?
Beheer betekent dat iemand anders elke dag besluiten neemt. Dat is ook het voordeel: jij hoeft niet zelf over elke prijs of campagne te beslissen. Maar beheren is geen vrijbrief voor alles. Spreek per soort besluit af of de beheerder het zelf mag doen, het achteraf meldt of eerst jouw akkoord nodig heeft.
| Soort besluit | Mogelijke afspraak |
|---|---|
| Prijs aanpassen | Zelf beslissen binnen een afgesproken bandbreedte, achteraf melden |
| Advertentiebudget verhogen | Boven een vast bedrag per maand alleen met jouw akkoord |
| Nieuw product of nieuwe leverancier | Altijd eerst aan jou voorleggen, met onderbouwing |
| Contracten namens jou tekenen | Alleen binnen een schriftelijke machtiging |
| Product stoppen of voorraad afschrijven | Eerst aan jou voorleggen, met cijfers |
Machtig je de beheerder om namens jou te beslissen? Leg dan ook vast waar die machtiging ophoudt: tot welke bedragen, welke contracten en welke kanalen. Spreek ook af hoe je de machtiging weer intrekt. Hoe je zo'n akkoord zelf beoordeelt, lees je in wat je wilt zien voordat je een extra uitgave goedkeurt.
3. Kosten: vergoeding, werkkapitaal en lopende kosten apart
Schrijf op welk bedrag een vergoeding voor de beheerder is en welk bedrag in het bedrijf blijft als werkkapitaal, bijvoorbeeld voor voorraad en advertenties. Dat verschil bepaalt wat je terugziet in je eigen administratie. Leg ook vast welke lopende kosten er zijn, zoals software, opslag, verzending en advertenties, en wie die betaalt. Spreek af wat er gebeurt als het werkkapitaal op is en of je dan moet bijbetalen. Vraag om een overzicht waarin bij elke kostenpost staat wie ervoor verantwoordelijk is.
4. Winstverdeling: met of zonder aandelen
Er zijn grofweg twee routes. In de eerste krijgt de beheerder een belang in je onderneming, zoals aandelen, en deelt hij zo mee in de winst. In de tweede blijft het bedrijf helemaal van jou. De beheerder is dan een dienstverlener met een vergoeding, soms aangevuld met een deel dat afhangt van de prestaties. Welke route juridisch en fiscaal bij je past, hangt af van jouw situatie. Laat dat controleren door een jurist, notaris of fiscalist voordat je tekent.
Bij beide routes leg je vast:
- wat 'winst' precies is: vóór of na advertenties, retouren, commissies en de vergoeding van de beheerder;
- over welke periode je rekent en wanneer er wordt uitbetaald;
- wie de cijfers opstelt en hoe jij ze kunt controleren;
- wat er gebeurt met winst die weer in voorraad wordt gestoken.
Let op afspraken die een opbrengst beloven. Een betrouwbare beheerder beschrijft wat hij doet en hoe je dat meet, niet wat je gaat verdienen.
5. Rapportage en inzage
Je kunt alleen bijsturen als je ziet wat er gebeurt. Spreek af hoe vaak je een rapportage krijgt en wat erin staat: omzet, kosten, advertentie-uitgaven, voorraad, retouren en de besluiten die de beheerder in die periode nam. Vraag ook om eigen leestoegang tot de belangrijkste accounts. Zo ben je niet alleen afhankelijk van een samenvatting en kun je cijfers zelf nakijken wanneer je wilt. In je maandrapport: van cijfers naar drie besluiten lees je hoe je zo'n rapport gebruikt.
6. Data, privacy en toegang
Een webwinkel werkt met persoonsgegevens. Volgens de KVK zijn dat bijvoorbeeld namen, adressen en telefoonnummers, maar ook aankoopgedrag op internet. Werkt een ander bedrijf met persoonsgegevens die jij verzamelt en bewaart? Dan is een verwerkersovereenkomst volgens de KVK verplicht. Daarin staat onder meer hoe de gegevens worden verwerkt en wat er geldt voor geheimhouding, beveiliging en privacyrechten. De KVK zegt er ook bij dat jij verantwoordelijk blijft (KVK over de tien stappen van de AVG). In je verwerkingsregister noteer je volgens dezelfde pagina onder meer wie er nog meer bij de gegevens kan. Welke rol de beheerder volgens de AVG precies heeft, hangt af van jullie constructie. Neem dat mee in de juridische check.
Leg daarnaast praktisch vast wie welke wachtwoorden en rollen heeft. Spreek af dat iedereen met een eigen login werkt en niet met een gedeelde. Zo kun je de toegang van één persoon direct intrekken zonder dat de rest stil komt te liggen.
7. Looptijd, beëindiging en overdracht
- de looptijd en de opzegtermijn, voor allebei;
- de redenen om direct te stoppen, bijvoorbeeld bij een ernstige tekortkoming;
- binnen welke termijn accounts, wachtwoorden en documenten worden overgedragen;
- een export van de data en een overzicht van lopende campagnes;
- wat er gebeurt met voorraad, openstaande bestellingen en lopende afspraken met leveranciers;
- welke afspraken na het einde blijven gelden, zoals geheimhouding.
Een goede test: stel dat jullie morgen stoppen. Kun je dan overmorgen zelf verder, of met een andere beheerder? Is het antwoord nee, dan ontbreekt er iets in de afspraken.
Wat je nu kunt doen
- Maak de eigendomslijst en vergelijk die met een uittreksel uit het Handelsregister.
- Zet de beslisrechten in een tabel zoals hierboven, met jouw eigen grenzen.
- Laat de beheerder de kosten en de definitie van winst uitwerken als fictief voorbeeld met jouw eigen cijfers.
- Ga na of er een verwerkersovereenkomst nodig is en wie er in je verwerkingsregister komt.
- Speel het scenario door waarin jullie stoppen, van opzegging tot overdracht.
- Laat het conceptcontract controleren door een jurist voordat je tekent.
Overweeg je een Partnership, waarbij een team je merk bouwt en beheert? Gebruik deze lijst dan bij elke aanbieder die je spreekt, ook bij Business Mine. Zo vergelijk je op dezelfde punten en weet je vooraf waar je ja tegen zegt.
