Een retour drukt op twee plekken je Bol-verkoopfactuur omlaag. Bij je opbrengsten staat de regel Correctie verkoopprijs artikel(en): daarmee houdt Bol de verkoopprijs in die je eerder kreeg uitbetaald. Bij de kosten kan een Bijdrage aan retourzegel(s) staan. De commissie op dat artikel wordt wel gecorrigeerd. Welke retouren erachter zitten, zie je niet op de factuur zelf. Dat staat in de factuurspecificatie, die je kunt filteren op EAN en bestelnummer. Hieronder lees je hoe je die regels vindt en welk deel van de retourkosten je zelf in de hand hebt.
Waar retouren op je verkoopfactuur staan
Bol legt in de uitleg over de verkoopfactuur uit dat die factuur per factuurperiode je inkomsten bundelt en de kosten er direct van aftrekt. Een retour wordt verrekend in de factuurperiode waarin jij het artikel als retour verwerkt. Je opbrengsten zijn inclusief de btw die klanten hebben betaald. Die btw reken je zelf uit, daar adviseert Bol niet over. Deze regels hebben met retouren te maken:
| Factuurregel | Wanneer je hem ziet | Wat hij doet |
|---|---|---|
| Correctie verkoopprijs artikel(en) | Een klant heeft een artikel geretourneerd of een verzending is kwijtgeraakt | De verkoopprijs die je eerder kreeg uitbetaald, wordt ingehouden |
| Correctie commissie | Een klant heeft een artikel geretourneerd of een verzending is kwijtgeraakt | De commissie die eerder in rekening is gebracht, wordt gecorrigeerd |
| Bijdrage aan retourzegel(s) | De klant heeft een retourzegel gebruikt om het artikel naar jou terug te sturen | Een bijdrage per gebruikt retourzegel, als kostenpost |
| Correctie pick&pack- en verzendkosten | Een verzending of retour is kwijtgeraakt, of Bol heeft het verkeerde artikel gestuurd | Kosten die eerder zijn berekend, worden gecorrigeerd |
| Compensatie zoekgeraakte artikelen | Er is compensatie voor zoekgeraakte artikelen | Staat zonder btw op de factuur, omdat de compensatie wettelijk niet met btw belast is |
| Correctie(s) | Een (handmatige) correctie die onder geen andere regel valt | Zoek in de specificatie op over welke bestelling het gaat |
Wat kost een gewone, geaccepteerde retour je dan? Je verliest de verkoopprijs, je krijgt de commissie terug en je betaalt een bijdrage als de klant een retourzegel heeft gebruikt. Op de pagina over retouren behandelen zegt Bol het ook zo: bij een goed ontvangen retour krijg je niets uitbetaald en betaal je geen commissie. Pick&pack- en verzendkosten worden volgens de factuuruitleg alleen gecorrigeerd als een verzending of retour kwijtraakt, of als Bol het verkeerde artikel stuurde. Bij een gewone retour noemt Bol die correctie niet.
In de factuurspecificatie zie je welke retour erachter zit
De factuur toont totalen. In de factuurspecificatie zie je per onderdeel om welke artikelen en bestellingen het gaat. Zo werk je ermee:
- Ga in je verkoopaccount naar Financiën en kies daar ‘Download specificatie’. Die knop staat naast ‘Download factuur’.
- Zoek de regels onder Correctie verkoopprijs artikel(en). Daar staan de artikelen die retour zijn gekomen.
- Filter op EAN als je wilt zien welke producten terugkomen. Filter op bestelnummer als je per bestelling wilt zien wat je betaalt en ontvangt.
- Verkoop je in Nederland en België? Zoek dan apart op Nederlandse en Belgische bestellingen.
- Leg per bestelling de bijdrage aan het retourzegel naast de correctie van de verkoopprijs. Dan zie je per retour het hele bedrag.
Houd rekening met de timing. De specificatie wordt elke 6 uur bijgewerkt, en afboekingen en retourzendingen worden tussentijds verwerkt. Daardoor kan het tussentijdse bedrag lager zijn dan een paar uur eerder. Op het tabblad Financiën verandert het tussentijdse factuurbedrag elke dag door bestellingen, annuleringen en retouren. Een melding laat zien of je dat bedrag ontvangt of aan Bol moet betalen.
Fictief voorbeeld: een klant bestelt op 28 oktober en stuurt het artikel terug. Jij verwerkt de retour op 6 november. Heb je een maandelijkse factuurperiode, dan staat de correctie op de factuur over november en niet op die over oktober. Je novemberuitbetaling is dan lager dan je verkopen in november doen vermoeden. Zie je een verschil dat je niet met retouren kunt verklaren? Gebruik dan het stappenplan om een afwijkende Bol-uitbetaling uit te zoeken.
Welke retourkosten je zelf beïnvloedt
Bol vraagt je een retour binnen 7 dagen na ontvangst te verwerken. Wettelijk moet de klant namelijk binnen 14 dagen na de aanmelding van de retour zijn geld terugkrijgen, tenzij die het artikel nog niet heeft teruggestuurd. Bol regelt die terugbetaling namens jou. De status die je kiest, bepaalt wat er met je uitbetaling gebeurt:
- Retour goed ontvangen: Bol betaalt de klant terug. Jij krijgt niets uitbetaald en betaalt geen commissie. Was je al uitbetaald? Dan wordt het bedrag verrekend op de eerstvolgende factuur.
- Artikel ruilen: de klant krijgt een nieuw artikel en jij wordt gewoon uitbetaald. Het verzendzegel regel je zelf.
- Artikel repareren: de klant krijgt geen geld terug en jij wordt gewoon uitbetaald.
- Artikel voldoet niet aan de retourvoorwaarden: neem eerst contact op met de klant en houd rekening met de Wet kopen op afstand. Is volledig terugbetalen redelijk? Accepteer de retour dan. Wil de klant het artikel toch houden? Dan wijs je de retour af en stuur je het pakket op eigen kosten terug. In dat geval word je uitbetaald.
- Klant houdt het artikel alsnog: je wordt uitbetaald. Bol raadt aan de klant even te vragen of het artikel niet in de post is kwijtgeraakt.
Bij ruilen en afwijzen houd je de verkoop, maar betaal je zelf de verzending naar de klant. Die afweging maak je per retour. Wat je niet stuurt, is het moment van verrekenen: de retour komt op de factuur van de periode waarin je hem verwerkt, en de termijn van 7 dagen blijft gelden. Komt hetzelfde EAN steeds terug in je specificatie? Kijk dan naar het product zelf. Daarbij helpt de analyse van welk product je marge drukt door retouren, en je vindt ingrepen in het artikel over retouren op Bol.com verminderen.
Vermiste of beschadigde retour: geen zekerheid
Bij een beschadigde of vermiste retourzending is de klant verantwoordelijk voor de verzending en voor het afgiftebewijs. Hoe het verder gaat, hangt af van de manier waarop de retour is verstuurd. Regel je de retouren zelf, dan vraag je het onderzoek en een eventuele vergoeding aan bij je eigen bezorgdienst. Is de retour verstuurd met een Bol-retourzegel? Dan neemt Bol je klacht in behandeling en neem je contact op met Partnerservice. Houd de factuur en foto's van verpakking en schade klaar.
Reken niet vast op geld terug. Bol noemt een vergoeding coulance en geen garantie. Staat de track & trace op onderweg of vermist, dan kom je mogelijk in aanmerking. Staat er afgeleverd, dan keert Bol niets uit, ook niet als je het pakket niet terugvindt in je eigen administratie. Bol geeft ook tips om zoekgeraakte retouren te voorkomen: verwerk ontvangen retouren zo snel mogelijk, zorg voor een duidelijke afleverlocatie, voorkom retouren naar pakketpunten waar het kan en volg afleveringen via track & trace.
Werk je met Logistiek via Bol? Dan gaan klantretouren naar het Bol-retourencentrum en neemt Bol de problemen bij het retourneren van je over. In de tarieven van Logistiek via Bol staan retouren als inbegrepen, naast pick & pack, verzenden en klantenservice. Welke retourregels je dan precies op je factuur ziet, legt die pagina niet uit. Controleer het daarom in je eigen specificatie.
Als je retouren hoger zijn dan je inkomsten
Je krijgt je verkoopfactuur op de eerste dag van elke factuurperiode. Die periode duurt een maand of 2 weken. Het openstaande bedrag wordt de eerstvolgende werkdag uitbetaald, en het kan tot 3 dagen duren voor het op je rekening staat. Openstaande facturen worden met je verkoopfactuur verrekend. Staat er aan het begin van een nieuwe periode meer open dan je in die periode hebt verdiend, dan stelt Bol je uitbetaling uit. Verrekenen kan weer zodra je inkomsten hoger zijn dan de openstaande facturen, of zodra je zelf de openstaande facturen of het verschil aan Bol overmaakt. Adverteer je via Bol? Die factuur komt apart, maar wordt ook verrekend als dat kan. Na een periode met veel retouren kijk je dus het best naar beide facturen samen.
Kies je liever een ander ritme? Je kunt per kwartaal kiezen of je 1 of 2 keer per maand wordt uitbetaald. Een wijziging gaat pas in op de eerste dag van het volgende kwartaal.
