Je laat een eigen product maken in een vaste volgorde, en die volgorde beschermt je geld. Eerst wil je weten of er vraag is en welke regels gelden. Pas daarna kies je een leverancier, vraag je een sample en plaats je een bestelling. Voor import van buiten de EU deelt KVK het proces op in zeven stappen: de markt onderzoeken, de goederencode opzoeken en de regels controleren, een leverancier vinden, de importkosten berekenen, afspraken vastleggen, transport en douane regelen en de producten bij ontvangst controleren. Per stap lees je hieronder wat je naast je baan kunt doen en waar een overgeslagen stap je geld kan kosten.
Eerst: ben jij straks importeur?
Volgens het stappenplan importeren van KVK ben je importeur zodra je producten uit een land buiten de EU invoert. Dan krijg je te maken met invoerregels, producteisen, invoerrechten, btw, transport en douanezaken. Koop je in binnen de EU, dan geldt vrij verkeer van goederen en doe je geen invoeraangifte. Btw, producteisen en transport moet je dan wel nog steeds regelen. Kijk dus eerst waar je leverancier zit, want dat bepaalt hoe zwaar de stappen hieronder voor jou wegen.
De zeven stappen, vertaald naar je eigen product
1. Onderzoek de markt
KVK begint met de vraag of er vraag is naar je product. Wie zijn je klanten, wat vinden ze belangrijk, wie zijn je concurrenten en wat maakt jouw versie anders: prijs, kwaliteit, ontwerp, service of levertijd? Dit werk kun je helemaal in je avonden doen. Vat je antwoord samen in één zin. Die zin is later het begin van je briefing aan de leverancier. KVK raadt aan de uitkomsten in een importplan te zetten, zodat je kansen, risico's en kosten naast elkaar ziet.
2. Zoek de goederencode op en controleer de regels
Elk product heeft een goederencode. Bij invoer heet die de Taric-code. Je vindt hem in het Gebruikstarief van de Nederlandse Douane of in Access2Markets. Met die code controleer je de invoerregels, producteisen, documenten en invoerrechten. Gebruik je een verkeerde code, dan betaal je mogelijk te veel of te weinig invoerrechten en loop je het risico dat je de producten niet mag invoeren. Twijfel je, dan kun je bij de Douane een Bindende Tariefinlichting aanvragen.
In deze stap kom je ook je eigen verantwoordelijkheid tegen. Als importeur van buiten de EU ben jij verantwoordelijk voor de productveiligheid, en voldoet een product niet aan de regels, dan kun je daarvoor aansprakelijk zijn. KVK noemt de GPSR voor non-food consumentenproducten, de CE-markering die veel technische en consumentenproducten nodig hebben en de Europese verpakkingswet PPWR. Wil je zeker weten dat je product aan alle eisen voldoet, dan raadt KVK aan een specialist in productveiligheid om advies te vragen.
Wil je straks op Bol verkopen? Kijk dan ook op het Partnerplatform van Bol. Onder Wetgeving staan daar onder meer pagina's over de GPSR, de PPWR en Uitgebreide Producentenverantwoordelijkheid (UPV). In de agenda staat verplichte productinformatie bij producten met gevaarlijke stoffen, met als datum 1 januari 2028. Controleer vóór je eerste offerteaanvraag of jouw soort product onder zo'n regel valt.
3. Vind een leverancier, vraag offertes en een sample
Pas als je de eisen kent, zoek je een leverancier die je product volgens die eisen kan leveren. Geef de eisen ook duidelijk aan hem door. KVK raadt aan om:
- meerdere leveranciers te vergelijken;
- offertes op te vragen, zodat je prijzen, levertijden, minimale bestelhoeveelheden en betaalvoorwaarden naast elkaar legt;
- de betrouwbaarheid te controleren aan de hand van de financiële situatie, de ervaringen van andere klanten en mogelijke sancties.
Vraag een sample voordat je een grote bestelling plaatst, zodat je kunt nagaan of het product aan je kwaliteitseisen voldoet. Ook voor samples uit een land buiten de EU gelden volgens de importpagina van KVK douaneregels. Welke vragen je in je eerste mail stelt, lees je in ons artikel over MOQ en verpakking bij je leverancier. Hoe je het sample daarna beoordeelt, staat in het testplan voor je eerste sample.
Spreek in deze fase ook de Incoterms®-regel af. Daarmee leg je vast wie het vervoer regelt en wie het risico draagt als er onderweg schade ontstaat. Vaak noemt de leverancier in de offerte al een regel. Wil je liever een andere, bespreek dat dan met hem.
4. Bereken de importkosten vóór je bestelt
Gebruik de offerte als basis. Vraag een expediteur of een andere logistiek dienstverlener om een schatting van de transportkosten, invoerrechten en inklaringskosten, en geef de afgesproken Incoterms®-regel door. Reken met de aankoop, het transport en de verzekering, de invoerrechten en de inklaringskosten. Voor sommige producten komen er extra heffingen bij, zoals antidumpingrechten. Invoer-btw kun je als ondernemer meestal aftrekken in je btw-aangifte. Bereken daarna je kostprijs per product, ook met opslag en marketing erin, en bepaal pas dan je verkoopprijs. Hoe je dat doorrekent voor een product uit China, lees je in invoerrechten en btw bij import uit China.
5. Leg afspraken vast
Leg alles schriftelijk vast: in een koopcontract, in een inkooporder die de leverancier bevestigt of in een geaccepteerde offerte. KVK noemt in elk geval de prijs en hoeveelheid, de leveringsvoorwaarden, de betaling, de garanties en wat er gebeurt bij vertragingen en geschillen. Daarnaast komen de productspecificaties erin: kwaliteit, materiaal, afmetingen, verpakking en productveiligheid. Vraag de leverancier ook om certificaten en testrapporten. Bel je je leverancier in je lunchpauze? Bevestig belangrijke telefonische afspraken dan altijd per e-mail en bewaar al je mails, zodat je bewijs hebt als er later problemen ontstaan.
6. Regel transport, verzekering en douane
De Incoterms®-regel bepaalt welk deel van het vervoer jij regelt. Kleine leveringen gaan vaak per koerier. Voor grotere zendingen kun je een expediteur inschakelen die het transport en de douanezaken regelt. Transporteurs zijn niet altijd aansprakelijk voor schade of verlies, dus kijk of je een transportverzekering nodig hebt. Bespreek ook productaansprakelijkheid met je verzekeraar. Als importeur heb je een EORI-nummer nodig, dat je gratis aanvraagt bij de Nederlandse Douane. Veel importeurs laten de invoeraangifte doen door een expediteur. Na de aangifte kunnen er extra kosten bijkomen, bijvoorbeeld voor opslag, inspecties of het ontgassen van een container. Leg de rekening daarom naast je eigen berekening uit stap 4.
7. Controleer de producten bij ontvangst
Controleer de levering meteen. Zijn de goederen of de verpakking beschadigd, en klopt de levering met je bestelling en de paklijst? Meld schade of afwijkingen direct bij je leverancier of vervoerder en maak foto's als bewijs. Bewaar je offertes, facturen, contracten, vervoers- en douanedocumenten en je documenten over productveiligheid. Die heb je nodig als de douane of een andere toezichthouder vragen stelt.
Waar een overgeslagen stap geld kost
| Stap | Wat je overslaat | Mogelijk gevolg |
|---|---|---|
| Goederencode | Code niet of verkeerd opgezocht | Te veel of te weinig invoerrechten, of de producten niet mogen invoeren |
| Producteisen | Eisen niet gecontroleerd vóór de bestelling | Als importeur aansprakelijk als het product niet aan de regels voldoet |
| Sample | Meteen groot bestellen | Je ziet pas na de grote levering of de kwaliteit aan je eisen voldoet |
| Afspraken | Alleen telefonisch afgesproken | Geen bewijs als er later problemen ontstaan |
| Verzekering | Geen transportverzekering | Schade of verlies onderweg, terwijl de transporteur niet altijd aansprakelijk is |
| Kostenberekening | Geen eigen berekening vooraf | Je ziet niet of opslag of inspecties onverwachte kosten opleveren |
Zo plan je dit naast je baan
Stap 1 tot en met 5 bestaan vooral uit uitzoeken, vergelijken en mailen, en dat kun je in je eigen tijd doen. Een paar dingen gaan alleen onder kantoortijd. De ondernemersadviseurs van KVK zijn elke werkdag bereikbaar van 8:30 tot 17:00 uur, en hun advies is gratis. Zet je vragen dus op een lijst en bel ze in één keer, bijvoorbeeld op een vrije ochtend. Sta je nog aan het begin, dan staan op de startpagina van KVK het gratis KVK Startersprogramma en een online event op dinsdag 8 december. Maak elke stap af voordat je aan de volgende begint. Zo vraag je geen offerte aan voordat je de producteisen kent, en betaal je geen sample voordat je weet welke regels voor je product gelden.
Wil je deze route liever met lessen en begeleiding doorlopen? Op de pagina over LaunchLab AI™ lees je wat de opleiding van Business Mine voor het bouwen van een eigen merk inhoudt.
Wat het stappenplan niet voor je beslist
Het stappenplan van KVK is algemeen. Het vertelt je niet welke producteisen voor jouw product gelden of welk invoertarief je betaalt. Dat zoek je per product uit met de goederencode, de KVK Importhulp of een specialist. De wetgevingspagina's op het Partnerplatform van Bol zijn een goed startpunt, maar ze vervangen geen beoordeling van jouw specifieke product.
