MOQ en verpakking: eerste vragen aan je leverancier

Begin je eerste bericht aan een leverancier niet met de vraag wat het product kost. Vraag eerst wat er vastligt over hoeveelheid en verpakking. Stel je vragen in vier blokken: minimale bestelhoeveelheid, verpakking, etiket en levering aan Bol. Dan krijg je antwoorden die je naast elkaar kunt leggen. Je ziet ook vóór je eerste batch welke kosten en verplichtingen niet in de stukprijs zitten.

Dit artikel gaat over de inhoud van die vragen. Hoe je een fabrikant vindt en het eerste contact opbouwt, lees je in het eerste contact met een fabrikant voor je private label. Hoe je complete offertes eerlijk naast elkaar zet, staat in offertes van leveranciers gelijkwaardig vergelijken.

1. Minimale bestelhoeveelheid: waar geldt het getal voor?

Een MOQ zegt pas iets als je weet waar hij voor geldt. Vraag daarom:

• Geldt de minimale bestelhoeveelheid per product, per kleur of maat, of per totale order?
• Is de hoeveelheid voor een eerste order anders dan voor een herhaalorder?
• Geldt er een aparte minimale hoeveelheid voor bedrukte verpakking of voor je logo op het product?
• Welke stukprijs hoort bij de MOQ, en welke bij een kleinere of grotere hoeveelheid?
• Hoeveel tijd zit er tussen je akkoord en de verzending, bij de eerste order en bij een herhaalorder?

Met die vragen doe je meer dan onderhandelen. Bij een hoge MOQ ligt je voorraad langer, en bij Logistiek via Bol (LvB) kost dat geld. Volgens de voorwaarden en tarieven van LvB telt Bol elke dag hoeveel artikelen er op voorraad liggen en rekent daarvoor kosten. Ligt voorraad langer dan 180 dagen in de distributiecentra, dan komt er een toeslag van +100% op het gewone voorraadtarief. In november en december geldt bovendien een extra toeslag van +40% op de voorraadkosten. Voor een paar categorieën geldt de toeslag op lang liggende voorraad niet, zoals kleding en schoenen en tassen/lederwaren.

Fictief voorbeeld: een leverancier vraagt 1.200 stuks per variant en jij verwacht er 100 per maand te verkopen. Stuur je de hele batch in één keer naar LvB, dan ligt een deel ervan na 180 dagen nog op voorraad. Over dat deel betaal je de toeslag. Reken zo'n scenario door voordat je een MOQ accepteert. Vraag ook of een kleinere eerste order kan, ook als de stukprijs dan hoger is. Welke andere LvB-kosten naast de commissie meetellen, lees je in de LvB-kosten voor opslag, toeslagen en transport.

2. Verpakking: maat, gewicht en materiaal

De verpakking bepaalt meer dan hoe je merk eruitziet. De LvB-tarieven hangen af van gewicht en afmetingen. Artikelen in het L-formaat mogen niet groter zijn dan 70 liter. XXXS- en XXS-artikelen kunnen niet als brievenbuspakje naar België en gaan daarom altijd als XS-formaat. Extra centimeters of grammen in de verpakking kunnen dus bepalen in welk formaat je product valt. Vraag:

• Wat zijn de exacte afmetingen en het gewicht van één product in de verkoopverpakking?
• Is de verpakking standaard of maatwerk, blanco of bedrukt, en kan ze kleiner zonder meer kans op schade?
• Van welke materialen is de verpakking gemaakt, het vulmateriaal meegerekend?
• Hoeveel stuks passen er in een omdoos, en wat zijn de maten en het gewicht van die omdoos?
• Is het product breekbaar, en hoe test de leverancier of de verpakking het transport doorstaat?

De vraag naar materialen heeft ook een wettelijke kant. Op haar pagina over producteisen voor importproducten wijst de KVK op de PPWR. Dat is de nieuwe Europese verpakkingswet, met regels voor verpakkingen en voor producten die verpakt op de markt komen. Daarnaast is er een uitgebreide producentenverantwoordelijkheid (UPV) voor onder meer verpakkingen en textiel. Die brengt extra kosten en regels mee voor inzameling en recycling. Voor voedselverpakkingen gelden aparte regels. Breekbare artikelen vallen bij LvB onder de toeslag voor een speciale productcategorie, dus ook dat antwoord telt mee in je kostprijs.

3. Etiket: wat staat er op product en doos?

Zet je je eigen logo op een geïmporteerd product, dan heb je volgens de KVK de rol van fabrikant. Zet je er je eigen merknaam op, dan presenteer je jezelf als de maker. Dan ben je aansprakelijk voor schade door een gebrek aan het product. Sinds 13 december 2024 gelden de Europese regels voor productveiligheid (GPSR). Volgens de uitleg van de NVWA op Ondernemersplein moet voor elk product een marktdeelnemer in de EU verantwoordelijk zijn voor de veiligheid. Dat geldt ook voor producten van buiten de EU. Wat er op het etiket moet staan, verschilt per productgroep. De NVWA controleert of de informatie op etiketten van non-foodproducten klopt en neemt maatregelen als die niet klopt.

Vraag de leverancier daarom:

• Kunnen je merknaam en de informatie die voor jouw productgroep verplicht is op het product, op de verpakking of op allebei, en vanaf welke hoeveelheid?
• Kan de leverancier waarschuwingen en gebruiksinstructies leveren in de talen die jij opgeeft?
• Welke bewijsstukken heeft de leverancier voor de eisen die voor dit product gelden, zoals testrapporten?
• Zitten er in het product of de verpakking stoffen die onder REACH vallen?

De derde vraag komt rechtstreeks van de KVK: vertel leveranciers vooraf welke producteisen gelden en vraag of ze daar bewijs voor hebben. Welke eisen dat zijn, zoek je op in Access2Markets van de Europese Commissie. Je kunt het ook laten controleren door een bureau voor product compliance. Een actueel voorbeeld bij de vierde vraag: sinds 10 oktober 2026 zijn PFHxA en vergelijkbare PFAS-chemicaliën verboden of beperkt in onder meer kleding, schoeisel, cosmetica en voedselverpakkingen. Hoe je een testrapport beoordeelt dat je terugkrijgt, lees je in de vragen die je stelt bij een testrapport van je leverancier.

4. Levering aan Bol: voldoet de leverancier aan de aanlevervoorwaarden?

Gebruik je LvB, dan moeten je artikelen op de juiste manier bij het distributiecentrum aankomen. De aanlevervoorwaarden van Bol stellen eisen aan kwaliteit, verpakking, labels, aanmelding en levering. Voldoe je daar niet aan, dan kan je zending worden geweigerd of teruggestuurd, of kan Bol extra kosten rekenen. Artikelen die je niet hebt voorgemeld, slaat Bol op voor jouw risico en rekening op. Daarna stuurt Bol ze op jouw kosten terug. Leveringen met schade of manco's meldt Bol binnen 5 werkdagen na levering.

Stuur het document met de aanlevervoorwaarden mee en vraag:

• Kan de leverancier de verpakking en labels leveren die in die voorwaarden staan, of heb je een tussenstap nodig?
• Levert de leverancier een paklijst met het exacte aantal per doos, zodat je aanmelding klopt met wat er aankomt?
• Hoe beschermt de omdoos het product tegen transportschade, en wie betaalt schade die onderweg ontstaat?

Let ook op de datum. Bol had aangekondigd dat de aanlevervoorwaarden per oktober zouden wijzigen, maar heeft die wijzigingen uitgesteld. De huidige voorwaarden blijven voorlopig gelden. Kijk daarom vlak voor je eerste zending welke versie op het Partnerplatform staat.

Antwoorden vergelijken

Zet de antwoorden van elke leverancier in dezelfde tabel. Geeft een leverancier op een punt geen antwoord, dan valt hij niet meteen af. Je weet dan wel welke vraag nog open staat voordat je een sample of een eerste batch bestelt.

Wat een leverancier antwoordt, is een toezegging en nog geen bewijs. Leg de antwoorden schriftelijk vast en controleer ze aan je sample en je eerste batch. Wijkt een antwoord later af, dan heb je meteen een concreet punt om op terug te komen.