Je bereidt je eerste inkoopgesprek voor door vóór het gesprek uit te zoeken welke regels voor je product gelden. Die zet je op papier, samen met je bedrijfsgegevens, een precieze productomschrijving, de hoeveelheid, je vragen over samples en je wensen voor levering en betaling. Dan gebruik je het gesprek om antwoorden op te halen, niet om tijdens het gesprek nog te bedenken wat je wilt. Hieronder lees je per onderdeel welke gegevens je nodig hebt. Het is gebaseerd op de importinformatie van KVK.
Heb je een baan, dan heb je weinig ruimte voor lange belrondes. Stuur je vragenlijst daarom vooraf schriftelijk en leg vast wat je afspreekt. KVK raadt aan alle e-mails met je leverancier te bewaren en belangrijke telefonische afspraken altijd per e-mail te bevestigen. Dan heb je bewijs als er later problemen ontstaan.
Eerst de regels: goederencode en producteisen
Volgens het stappenplan importeren van KVK zoek je vóór je bestelt uit welke regels en producteisen voor je product gelden. Dat doe je met de goederencode. Bij invoer heet die de Taric-code; je vindt hem in het Gebruikstarief van de Nederlandse Douane of in Access2Markets. Met die code controleer je invoerregels, producteisen, documenten en invoerrechten.
Dat is geen bijzaak. Als importeur van producten van buiten de EU ben je verantwoordelijk voor de productveiligheid, en voldoet een product niet aan de regels, dan kun je daarvoor aansprakelijk zijn. Voor een eigen merk komt er nog iets bij. Volgens KVK over producteisen voor importproducten heb je de rol van fabrikant als je een geïmporteerd product verandert of er een eigen logo op zet. Hang je er je eigen merknaam aan, dan presenteer je jezelf als maker en ben je productaansprakelijk voor schade door een gebrek aan het product.
Voor non-food consumentenproducten geldt de Europese verordening voor algemene productveiligheid (GPSR), en veel technische en consumentenproducten hebben een CE-markering nodig. KVK raadt aan leveranciers vooraf te informeren over de geldende producteisen en te vragen of ze daar bewijs voor hebben. Omdat productregels vaak complex zijn, noemt KVK een product compliance bureau als manier om een compleet beeld te krijgen.
- De goederencode van je product
- Een lijst van de producteisen die volgens jouw onderzoek gelden
- De vraag aan de leverancier welk bewijs hij daarvoor heeft
Je eigen bedrijfsgegevens bij de hand
In een internationale offerte staan volgens KVK over de internationale offerte de bedrijfsgegevens van beide partijen: bedrijfsnaam, adres, woonplaats en land, plus KVK-nummer en btw-identificatienummer. Zorg dat je die van jezelf klaar hebt. Voor de invoer zelf heb je als importeur ook een EORI-nummer nodig. Dat vraag je gratis aan bij de Nederlandse Douane.
Vraag de leverancier op zijn beurt naar het registratienummer van zijn bedrijf en controleer dat in het buitenlandse register. Het stappenplan noemt nog meer punten om de betrouwbaarheid te toetsen: de financiële situatie van het bedrijf, ervaringen van andere klanten en eventuele internationale sancties die handel met de leverancier beperken.
Een productspecificatie op papier
KVK adviseert precies te beschrijven aan welke eisen het product moet voldoen: kwaliteit, materiaal, afmetingen, verpakking en productveiligheid. In een offerte horen technische specificaties per artikel, zoals typenummer, tekeningnummer, afmeting en kleur. Zo voorkom je misverstanden over bijvoorbeeld een verkeerde kleur. Vraag in hetzelfde gesprek om certificaten, testrapporten en andere productdocumenten. Hoe je zo'n document opbouwt en laat bevestigen, lees je in ons artikel over een specificatie die je leverancier bevestigt.
Neem ook de verpakking mee. Voor verpakkingen geldt de Europese verpakkingswet PPWR, en KVK raadt aan je leverancier om de benodigde informatie en documenten te vragen. Daarnaast zijn er etiketteringseisen voor de informatie op product of verpakking, zoals samenstelling, waarschuwingen of veiligheidsinformatie.
Hoeveelheid, prijs en levering
Deze punten zet je vooraf in je vragenlijst, zodat je de antwoorden van verschillende leveranciers naast elkaar kunt leggen.
| Onderwerp | Wat je vraagt | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Hoeveelheid | De minimale bestelhoeveelheid en jouw gewenste aantal in stuks | KVK noemt minimale bestelhoeveelheden als vergelijkpunt tussen offertes |
| Prijs en valuta | De prijs per stuk en in welke valuta | Bij een andere valuta dan de euro hebben valutaschommelingen gevolgen voor je prijs |
| Geldigheid | Een vaste of vrijblijvende offerte, en tot wanneer die geldt | Een vrijblijvende offerte mag de leverancier tussentijds aanpassen of intrekken |
| Incoterms® | Welke regel en welke versie | De regel bepaalt wie het vervoer regelt en wie het risico draagt bij schade |
| Levertijd | Wanneer de producten bij je kunnen zijn | Volgens KVK hoort de levertijd in de offerte en wordt die bij een order opnieuw bevestigd |
| Land van oorsprong | In welk land het product gemaakt wordt | Met een oorsprongsbewijs uit een verdragsland betaal je vaak minder of geen invoerrechten |
Over Incoterms® zegt KVK dat de leverancier vaak zelf een regel in de offerte noemt. Wil je liever een andere regel, bespreek dat dan. De laatste versie is van 2020. Met de offerte en de afgesproken regel kun je een expediteur om een schatting vragen van transportkosten, invoerrechten en inklaringskosten. Hoe je de antwoorden daarna eerlijk naast elkaar zet, lees je in ons artikel over offertes van leveranciers eerlijk vergelijken.
Samples: de voorwaarden vooraf
Volgens KVK over samples importeren vraag je een nieuwe leverancier vooraf onder welke voorwaarden hij samples levert. Mag je ze houden, of wil de leverancier ze na een bepaalde tijd terug? Niet elke leverancier levert samples gratis, en na een gratis monsterzending ben je niet automatisch verplicht tot een aankoop.
Komt het sample van buiten de EU, dan doe je een invoeraangifte. Je betaalt geen invoerrechten en btw als de douane de goederen als monsters beoordeelt. Vraag de leverancier een proformafactuur mee te sturen waarop staat dat het een samplezending zonder handelswaarde is, met daarop toch de waarde van het sample. Je mag de samples niet doorverkopen. Wat een sample verder kost aan geld en tijd, lees je in ons artikel over je eerste sample bestellen.
Denk ook al aan de stap na het sample. KVK raadt een golden sample aan: één perfect voorbeeld waarmee jij, je leverancier en een inspectiebureau werken. Volgens KVK verdient een inspectie zich bij grotere orders vanaf ongeveer 10.000 tot 15.000 dollar vaak terug.
Betaling en wat je vastlegt
Er zijn verschillende betalingsvormen, bijvoorbeeld een Letter of Credit of vooruitbetaling, en vaak kun je erover onderhandelen. KVK adviseert je bank te vragen welke vorm bij jouw situatie past. Kies je een leverancier, dan leg je volgens het stappenplan in ieder geval schriftelijk vast:
- prijs en hoeveelheid
- leveringsvoorwaarden
- betaling
- garanties
- vertragingen en geschillen
Dat kan in een koopcontract, een inkooporder die de leverancier bevestigt of een geaccepteerde offerte. Let ook op uitsluitingen of beperkingen van aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden van de leverancier. KVK raadt aan dat altijd te proberen te voorkomen.
Wat deze voorbereiding niet voor je beslist
De KVK-pagina's geven algemene stappen. Welke eisen precies voor jouw product gelden, hangt af van de goederencode en de productgroep. Voor zekerheid noemt KVK een specialist in productveiligheid, en voor de afspraken zelf juridisch advies. Wil je deze stappen leren in een vaste volgorde, met lessen, software en consultancy, dan lees je op de pagina over LaunchLab AI™ hoe die opleiding van Business Mine is opgebouwd.
