Een eerste sample kost meer dan de prijs die de leverancier noemt. Reken met vier posten: het samplebedrag, het vervoer, de douaneafhandeling en je eigen tijd. Er bestaat geen vast bedrag en geen vaste doorlooptijd. Die hangen af van je product, je leverancier en de manier van verzenden. De regels die bepalen of je bij een zending van buiten de EU invoerrechten en btw betaalt, liggen wel vast. Die regels en de vragen die je vooraf stelt, staan hieronder.
Waarom een sample zijn geld waard is
Volgens de KVK over het importeren van samples onderzoek je met een sample of er behoefte is aan een product zonder meteen veel te investeren. Je ziet ook of het product voldoet aan je kwaliteitseisen en aan de geldende producteisen. Je kunt er producten van verschillende leveranciers mee vergelijken. En je test meteen hoe betrouwbaar een leverancier is: komt die de levertijd na en klopt de productspecificatie? Zie het sample dus als een proef van de samenwerking en niet alleen als een product. Wat je precies test, leg je vast in een testplan voor je eerste sample.
De posten op een rij
| Post | Waar het van afhangt | Wat je vooraf vraagt |
|---|---|---|
| Samplebedrag | Niet elke leverancier levert gratis; dat hangt af van het type product, de waarde en het gebruiksdoel | Is het sample gratis, mag je het houden of wil de leverancier het na een tijd terug? |
| Vervoer en verzekering | De manier van vervoer, het product, het gewicht, de afstand en de gewenste snelheid | Welke Incoterm® geldt: wie regelt en betaalt het vervoer en wie draagt het risico? |
| Douaneafhandeling | Een invoeraangifte bij zendingen van buiten de EU; vrijstelling als de douane de goederen als monsters beoordeelt | Wie doet de aangifte en staat er een proformafactuur met de waarde bij de zending? |
| Eigen tijd | Hoeveel leveranciers je vergelijkt en wat je wilt testen | Welke levertijd belooft de leverancier voor het sample? |
Het samplebedrag: eerst de voorwaarden
De KVK raadt aan om nieuwe buitenlandse leveranciers te vragen of ze samples leveren en onder welke voorwaarden. Mag je het sample houden, of verwacht de leverancier het na een bepaalde tijd terug? Een gratis monsterzending verplicht je niet automatisch tot een aankoop. Reken er wel niet op dat elk sample gratis is: of je betaalt, hangt af van het type product, de waarde en het gebruiksdoel. Rekent een leverancier een bedrag? Vraag dan of dat later met een order wordt verrekend. Dat is een afspraak die je maakt en geen vaste regel, dus laat het op papier zetten.
Vervoer: wie regelt en betaalt het?
Internationaal transport brengt extra kosten en risico's mee. De KVK over internationaal transport adviseert om dat al bij de offerte duidelijk te maken. Wegvervoer noemt de KVK snel en soepel en railvervoer goedkoop en duurzaam. Voor grote afstanden kies je vaak zee- of luchtvervoer. Je keuze hangt af van het product, de grootte, het gewicht, de hoeveelheid, de gewenste snelheid en de afstand. Voor één sample ligt de afweging tussen snelheid en kosten bij jou. Met een Incoterm® spreek je af wie het vervoer regelt en betaalt, en wie het risico draagt als de zending beschadigd raakt of zoekraakt. Internationale transportbedrijven zijn niet altijd verantwoordelijk voor zulke schade. Een transportverzekering dekt dat risico af.
Douane: wanneer betaal je invoerrechten en btw?
Binnen de EU is het eenvoudig. Krijg je gratis samples van een leverancier in de EU, dan hoef je niet langs de douane en betaal je geen invoerrechten en btw. Komt het sample van buiten de EU, dan geldt de douanewetgeving. Je doet een invoeraangifte, maar je betaalt geen invoerrechten en btw als de douane de goederen als monsters beoordeelt. Meestal regelt een logistiek dienstverlener of douane-expediteur die aangifte. Er zijn wel voorwaarden. Je mag de samples niet doorverkopen, want ze zijn alleen bedoeld om bestellingen te werven. De douane mag ook eisen dat je ze ongeschikt maakt voor verkoop, bijvoorbeeld door ze te versnijden of te doorboren. Wil je het sample ook laten zien aan toekomstige klanten? Houd dan rekening met die mogelijkheid.
Laat je leverancier een proformafactuur meesturen met een zin als sample shipment with no commercial value en met de waarde van het sample erop. Ook een gratis sample heeft voor de douane altijd een waarde. Die waarde telt mee in de douanewaarde. Volgens de KVK over de douanewaarde is dat de transactiewaarde plus de vervoers- en verzekeringskosten tot de plek waar de goederen de EU binnenkomen. Voor de meeste producten berekent de douane een percentage invoerrechten over die douanewaarde. Ook voor de btw bij invoer is de douanewaarde van belang. Laat je de aangifte doen door een douane-expediteur? Dan blijf jij als importeur aansprakelijk voor een juiste douanewaarde. Is die te laag, dan kan een controle leiden tot nabetaling van invoerrechten.
Fictief voorbeeld: je betaalt € 40 voor een sample en € 35 voor vervoer tot de EU-grens. Volgens de rekenregel van de KVK is de douanewaarde dan € 75. Beoordeelt de douane de zending als monster, dan betaal je geen invoerrechten en btw. Gebeurt dat niet, dan is die € 75 de basis voor de invoerrechten. Vraag ook vooraf of je vervoerder of expediteur kosten rekent voor de invoeraangifte, en zet die als aparte regel in je begroting.
Je eigen tijd: plan per stap
De bronnen noemen geen standaard doorlooptijd voor een sample. Daarom plan je per stap: aanvragen en voorwaarden afstemmen, betalen, verzenden, inklaren, testen en vergelijken. Noteer bij elke leverancier de beloofde levertijd en de datum waarop het sample echt binnenkwam. Zo wordt de levering zelf al een test van de betrouwbaarheid. Hier win je tijd bij: de KVK schrijft dat je sneller door het douaneproces gaat als je documenten op tijd in orde zijn. Vraag de proformafactuur dus al op voordat de zending vertrekt. Vergelijk je samples van meerdere leveranciers? Leg hun voorwaarden dan naast elkaar, zoals in de uitleg over offertes van leveranciers eerlijk vergelijken.
Na het sample: reken de volgende stap mee
Ben je tevreden en plaats je een order? Dan raadt de KVK aan om een inspectiebureau de kwaliteit te laten controleren en met een golden sample te werken. Dat is één perfect voorbeeld van het product, waar jij, je leverancier en het inspectiebureau alle drie mee werken. Bewaar je beste sample daarom zorgvuldig. Een inspectie kost geld. Bij kleine orders is het risico klein en kan een controle te duur zijn. Bij grotere orders vanaf ongeveer 10.000 tot 15.000 dollar verdient zo'n controle zich volgens de KVK vaak terug. Is je eerste batch binnen? Lees dan wat je controleert voordat je een eerste batch vrijgeeft voor verkoop.
Wat je de leverancier vandaag vraagt
- Lever je samples, gratis of tegen betaling, en mag ik ze houden?
- Welke Incoterm® geldt voor de samplezending, en wie verzekert die?
- Zet je een proformafactuur met de waarde en de vermelding dat het om een samplezending gaat bij de zending?
- Welke levertijd beloof je voor het sample?
Met deze antwoorden zet je de kosten van je sample per post op een rij voordat je betaalt. Zo weet je ook wat elke leverancier al heeft laten zien over zijn betrouwbaarheid.
