Namens je bedrijf mag inloggen wie jij als gebruiker aan je verkoopaccount toevoegt. Die persoon krijgt een eigen e-mailadres en een rol die bepaalt wat diegene ziet en mag doen. Dat regel je bij Bol onder ‘Gebruikers en rollen’ in de instellingen. De eigenaar, de persoon die het account opende, blijft altijd gekoppeld. Een beheerder heeft toegang tot alle onderdelen, maar kan geen bedrijfsgevoelige informatie aanpassen. Je eigen inlog delen hoort er niet bij: Bol noemt het niet delen van accounts als onderdeel van online veiligheid in je bedrijf.
Welke regels gelden voor je verkoopaccount?
Bol bundelt de regels rond je account op de pagina Beleid rondom jouw verkoopaccount. Daar staan aparte onderwerpen over bedrijfsgegevens aanpassen, je verkoopaccount sluiten of overdragen, een extra verkoopaccount en de officiële klachtenprocedure voor partners. In het overzicht van je verkoopaccount vind je daarnaast uitleg over inloggen, tweestapsverificatie en inloggegevens wijzigen. Dit artikel gaat over één deel daarvan: wie er in je account werkt en met welke rechten. Wil je je account overdragen of een tweede account openen? Lees dan de pagina van Bol over dat onderwerp zelf, want de voorwaarden daarvan staan niet in dit artikel.
Eigenaar, beheerder of een eigen rol
Op de pagina Gebruikers en rollen beschrijft Bol drie soorten rollen. Het verschil zit vooral in wat iemand mag aanpassen en of je die persoon weer kunt verwijderen.
| Rol | Toegang | Bedrijfsgevoelige informatie aanpassen | Te verwijderen | Meerdere verkoopaccounts |
|---|---|---|---|---|
| Eigenaar | De persoon die het verkoopaccount heeft geopend | Ja, alleen de eigenaar kan dit | Nooit | Nee, aan maar één verkoopaccount gekoppeld |
| Beheerder | Alle onderdelen van het verkoopaccount | Nee | Op elk gewenst moment | Ja |
| Eigen rol | De onderdelen die jij voor die rol kiest | Nee, dat kan alleen de eigenaar | Ja, via het gebruikersoverzicht | Ja |
Let goed op bij de beheerder. Die kan geen bedrijfsgevoelige informatie wijzigen, maar heeft wel toegang tot hoe je winkel wordt weergegeven, zoals de winkelstatus, de winkelnaam en de winkelomschrijving. Bol raadt zelf aan goed op te letten wie je deze rechten geeft. Iemand die alleen klantvragen beantwoordt, heeft die volledige toegang niet nodig.
Met een eigen rol stel je de toegang zelf samen en geef je de rol een naam. Bol geeft twee voorbeelden: een medewerker die klantvragen ziet en de status van lopende bestellingen kan inzien of ook beheren, en een advertising agency die naast het onderdeel ‘adverteren’ ook je productinformatie mag beheren en optimaliseren.
Wie mag er namens je bedrijf inloggen?
Op de pagina over rollen noemt Bol geen eisen aan wie je uitnodigt. Wel gelden er een paar technische grenzen:
- Een gebruiker kan op dit moment maar één rol per winkel hebben. Heeft iemand al een rol in jouw winkel, dan kun je die persoon geen tweede rol geven.
- Een eigenaar kan maar aan één verkoopaccount gekoppeld zijn. Is je medewerker of bureau al eigenaar van een eigen account, dan voeg je die persoon toe met een ander e-mailadres.
- Een beheerder of een eigen rol kan wel aan verschillende verkoopaccounts gekoppeld zijn. Wie voor meerdere winkels werkt, kiest na het inloggen in welk account hij werkt en wisselt via ‘Wissel van winkel’.
- Wie nog geen persoonlijk Bol-account heeft, maakt dat aan door in de uitnodigingsmail op ‘Bevestigen’ te klikken.
Zo voeg je iemand toe
- Ga in je account via ‘Instellingen’ naar ‘Gebruikers en rollen’.
- Klik op ‘Gebruiker toevoegen’ en vul het e-mailadres in.
- Kies de rol die je wilt toekennen en klik op ‘toevoegen’.
- De gebruiker krijgt een mail. Zolang die de uitnodiging niet heeft geaccepteerd, staat in je overzicht ‘nog niet geactiveerd’.
Na het accepteren kan de gebruiker inloggen en ziet hij direct de onderdelen waar hij toegang toe heeft. Krijgt iemand een foutmelding, dan adviseert Bol om cookies te verwijderen of de link in een incognitovenster te openen. Meer oplossingen vind je in ons artikel over inlogproblemen bij je Bol-verkoopaccount oplossen. Ziet een bureau bij ‘Adverteren’ de melding ‘Geblokkeerd voor advertentie’, dan heeft de beheerder volgens Bol de Algemene Voorwaarden nog niet goedgekeurd. Dat moet in het eigen verkoopaccount gebeuren voordat het bureau kan adverteren.
Wat regel je zelf als anderen in je account werken?
De rol bepaalt wat iemand in het account kan doen. Over wie juridisch namens je bedrijf mag beslissen, tekenen of afspraken maken, staat op de pagina van Bol over gebruikers en rollen niets. Dat leg je dus zelf vast, buiten het account. Deze punten helpen daarbij:
- Geef de kleinste rol die bij de taak past. Een medewerker voor klantvragen hoeft geen beheerder te zijn.
- Gebruik voor iedere persoon een eigen e-mailadres. Zo zie je in het gebruikersoverzicht wie toegang heeft en verwijder je één persoon zonder anderen te raken.
- Leg schriftelijk vast welke taken iemand doet, welke beslissingen bij jou blijven en wat er gebeurt als de samenwerking stopt. Welke afspraken daarbij horen, lees je in je e-commercebedrijf laten beheren: welke afspraken leg je vast?
- Verwijder een gebruiker zodra het werk stopt. Dat doe je in ‘Gebruikers en rollen’ met het prullenbakicoon naast de gebruiker. Die krijgt daarvan een mail en heeft daarna geen toegang meer tot je verkoopaccount.
- Loop het gebruikersoverzicht op vaste momenten na, bijvoorbeeld elk kwartaal, en controleer of elke rol nog past bij wat iemand nu doet.
- Zet de beveiliging op orde. Bol heeft aparte uitleg over tweestapsverificatie en verwijst Nederlandse ondernemers voor IT-beveiliging naar het Digital Trust Center en Belgische ondernemers naar het Center for Cyber Security in België. Daarnaast noemt Bol bewustzijn rond phishingmails, veilige wachtwoorden en het niet delen van accounts, zoals je leest op de pagina Veilig omgaan met je verkoopaccount.
Laat je je merk door een bureau beheren?
Juist dan telt het verschil tussen eigenaar en beheerder. Open je het verkoopaccount zelf, dan ben jij de eigenaar en kan niemand je uit het account verwijderen. Het bureau krijgt dan een beheerdersrol of een eigen rol, en die kun je weer verwijderen. Laat je het account door het bureau openen, dan is volgens dezelfde regel de persoon die het opende de eigenaar. Controleer dat dus vóór de start. Welke vragen je een aanbieder over account en eigendom stelt, lees je in Bol-merk laten beheren: welke vragen stel je de aanbieder?
Wat je vandaag kunt controleren
Open ‘Gebruikers en rollen’ en kijk wie er in je account staat. Wie is er beheerder, terwijl een eigen rol genoeg zou zijn? Staan er nog mensen in die niet meer voor je werken? En staan er uitnodigingen op ‘nog niet geactiveerd’ die je niet meer nodig hebt? Pas aan wat niet klopt en leg per persoon vast wat diegene voor je bedrijf doet.
