Kort antwoord: een fabrikant vind je via een vakbeurs of het ambassadenetwerk van de Nederlandse overheid, en soms gewoon toevallig. Het zoeken is alleen het makkelijke deel. Het verschil zit in drie dingen. Je weet vóór je eerste bericht aan welke producteisen je product moet voldoen. Je controleert met wie je zakendoet. En je vraagt in je eerste contact naar samples, een duidelijke offerte en de betalingsvorm. Zo vergelijk je fabrikanten op dezelfde punten en niet op gevoel.
Dit artikel gaat over de fase tussen je productkeuze en je eerste bestelling. Wil je eerst het grotere geheel zien, lees dan hoe je een private label op Bol.com start.
Eerst je eisen, dan je zoektocht
In het stappenplan importeren van de KVK komt het vinden van een leverancier pas na het marktonderzoek, de invoerbeperkingen, de keuze voor je rol en de producteisen. Voor een private label is dat een nuttige volgorde: een fabrikant kan je pas bruikbaar antwoorden als jij weet wat je vraagt.
- Producteisen. Elk product dat op de markt komt, moet veilig zijn. Veel technische producten en consumentenproducten moeten een CE-markering hebben. Welke eisen voor jouw product gelden, bepaalt welke documenten je straks van de fabrikant nodig hebt.
- Invoerbeperkingen. De meeste producten mag je gewoon invoeren. Bij import van buiten de EU gelden soms invoerverboden of heb je een vergunning nodig. Namaakartikelen importeren en verhandelen is altijd verboden.
- Verantwoordelijkheid als importeur. Je bent verantwoordelijk voor het afvalbeheer van producten die je in Nederland importeert (UPV). Ook wijst de KVK importeurs op de regels voor internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen (IMVO).
De KVK Importhulp laat voor meer dan 50 consumentenproducten zien welke producteisen, documenten en invoerrechten gelden. Je vindt de tool via de importpagina van de KVK. Zet wat je vindt in één specificatie, zodat elke fabrikant op dezelfde vraag antwoordt. Hoe je die opstelt, lees je in een specificatie die je leverancier bevestigt.
Waar je een fabrikant vindt
De KVK noemt twee manieren: een vakbeurs bezoeken en hulp vragen aan het ambassadenetwerk van de Nederlandse overheid. Ook merkt de KVK op dat je soms toevallig een leverancier vindt, bijvoorbeeld op vakantie in het buitenland. Houd volgens de KVK rekening met cultuurverschillen. Welke route je ook kiest: maak een korte lijst met een paar kandidaten en ga niet meteen met de eerste onderhandelen. Je wilt straks samples en offertes naast elkaar kunnen leggen.
Stel elke kandidaat ook deze vraag: maakt dit bedrijf het product zelf, of is het een handelsbedrijf dat bij een fabriek inkoopt? Vraag het gewoon. Het antwoord bepaalt met wie je praat over specificaties, aanpassingen en kwaliteit.
Controleer met wie je zakendoet
Volgens het stappenplan onderzoek je bij een nieuwe leverancier of die eerlijk zakendoet, betrouwbaar is en financieel gezond is. Bij een Nederlandse partij, zoals een producent of importeur hier, helpen de zes KVK-checks voor een betrouwbare zakenrelatie. Het Handelsregister gaat over bedrijven in Nederland. Bij een buitenlandse fabrikant heb je dus vooral iets aan de laatste twee checks.
| Check | Waar je naar kijkt |
|---|---|
| Ingeschreven bij KVK? | Kloppen handelsnaam, KVK-nummer, adres, activiteiten en aantal medewerkers met wat je zelf kreeg? |
| Is de informatie logisch? | Passen de producten bij de geregistreerde activiteiten? De KVK noemt als voorbeeld een verkoper die grote magazijnen laat zien maar in een appartement staat ingeschreven. |
| Wie mag tekenen? | Komen naam en KVK-nummer in het contract overeen? Blijkt uit het uittreksel dat je contactpersoon tekenbevoegd is? |
| Geldzaken | Is er sprake van faillissement, surseance of schuldsanering? Bij grotere bedrijven die niet beursgenoteerd zijn: de gedeponeerde jaarrekening. |
| Ervaringen van anderen | Reviews (niet altijd betrouwbaar, wel een indicatie), referenties of een persoonlijke kennismaking. |
| Brancheorganisatie | Is het bedrijf lid? Brancheorganisaties hebben vaak een keurmerk, garantiefonds of klachtenloket. |
Wat je vraagt bij het eerste contact
Je eerste bericht is ook een test: hoe snel en hoe precies antwoordt de fabrikant? Stel daarin deze vragen:
- Samples en voorwaarden. Levert de fabrikant samples? Zijn ze gratis, mag je ze houden of moeten ze terug? Volgens de KVK levert niet elke leverancier gratis samples. Dat hangt af van het type product, de waarde en het gebruiksdoel. Na een gratis monsterzending ben je niet automatisch verplicht om iets te kopen.
- Een duidelijke offerte met Incoterms. Incoterms zijn standaardafspraken over wie het vervoer regelt en wie het risico draagt als de goederen onderweg beschadigd raken. Zo weet je wat een prijs per stuk wel en niet dekt.
- Minimale bestelhoeveelheid en levertijd. Vraag naar beide, zodat je de offertes van verschillende fabrikanten goed kunt vergelijken.
- Documenten bij je producteisen. Vraag welke documenten de fabrikant kan leveren voor de eisen die je eerder vond, zoals voor de CE-markering als die verplicht is.
- Betalingsvorm. Betaal je achteraf, dan ligt het risico bij de leverancier. Bij betaling met documenten, zoals een Letter of Credit, betaal je pas als de leverancier je de juiste documenten heeft gegeven. De KVK raadt aan je bank om advies te vragen over de vorm die bij je inkoop past.
Heb je de offertes binnen, dan lees je in offertes van leveranciers eerlijk vergelijken hoe je ze op dezelfde basis zet.
Samples: meer dan een productcheck
Met een sample zie je of het product voldoet aan je kwaliteitseisen en aan de producteisen die gelden. De KVK-uitleg over samples importeren noemt nog twee voordelen. Je kunt producten van verschillende leveranciers vergelijken. En je test meteen of de leverancier de levertijd haalt en de juiste productspecificaties levert.
Komt het sample van buiten de EU, dan doe je een invoeraangifte. Je betaalt geen invoerrechten en btw als de douane de goederen als monsters beoordeelt. Laat de fabrikant een proformafactuur meesturen met een zin als 'sample shipment with no commercial value' en de waarde van het sample. Samples mag je niet doorverkopen. De douane mag zelfs eisen dat je ze ongeschikt maakt voor verkoop. Krijg je gratis samples uit een ander EU-land, dan hoef je niet langs de douane.
Wil je samples stap voor stap beoordelen, gebruik dan een testplan voor je eerste sample.
Van goedgekeurd sample naar eerste order
- Golden sample. Leg één perfect exemplaar vast als voorbeeld. Dan werken jij, je fabrikant en een eventueel inspectiebureau met hetzelfde model.
- Inspectie. De KVK raadt aan om bij een order een inspectiebureau de kwaliteit te laten controleren. Een inspectie kost geld. Volgens de KVK verdient die zich bij orders vanaf ongeveer 10.000 tot 15.000 dollar vaak terug. Bij een kleinere eerste order is het dus een afweging.
- Kostprijs. Tel de inkoopprijs, het transport en de invoerrechten mee als directe kosten voordat je bestelt.
- Verzekering. Een vervoerder is maar aansprakelijk tot een maximumbedrag per kilo, en bij overmacht helemaal niet. Breng je een product onder private label op de markt, dan noemt de KVK een verzekering tegen productaansprakelijkheid handig.
- Contract. Leg de afspraken vast en laat een jurist het contract nakijken voordat je tekent.
Wat je nu kunt doen
Houd wel rekening met de grenzen van deze informatie. De KVK geeft algemene uitleg over importeren. Het is geen handleiding voor Bol.com en geen oordeel over een bepaalde fabrikant. Je leest er niet welke fabrikant goed is of welke bestelhoeveelheid redelijk is. Wel krijg je een volgorde: ken je eisen, controleer je kandidaten, stel iedereen dezelfde vragen, vergelijk samples en bestel pas daarna. Begin met je eisenlijst en een lege vergelijkingstabel met één rij per fabrikant. Zet daarin de samplevoorwaarden, Incoterm, minimale bestelhoeveelheid, levertijd, beschikbare documenten en betalingsvorm. Kan een fabrikant die tabel niet vullen, dan hoort die nog niet op je lijst voor een eerste order.
