Importeren van buiten de EU: invoerrechten, btw en douanekosten

Een vast bedrag is er niet. Wat het kost om een private-labelproduct buiten de EU te laten maken en naar Nederland te halen, hangt af van de offerte van je leverancier, je transport en de goederencode van je product. Wel staat vast waaruit die kosten bestaan. Volgens het stappenplan importeren van KVK reken je met aankoopkosten, transport- en verzekeringskosten, invoerrechten en inklaringskosten. Bij invoer betaal je ook btw. Die btw kun je als ondernemer meestal aftrekken, maar je schiet hem wel voor, tenzij je hem verlegt.

De importkosten op een rij

Zet elke post apart in je kostprijsberekening. Zo zie je welke kosten echt van je marge afgaan en welke alleen tijdelijk geld uit je kas halen. Welke kosten je al vóór de zending maakt, van sample tot eerste batch, lees je in het kostenoverzicht voor je eerste private-labelproduct.

Zo bepaalt de douanewaarde je invoerrechten

Invoerrechten bereken je meestal over de douanewaarde. In de KVK-uitleg over invoerrechten berekenen is dat de prijs van je producten plus de vervoers- en verzekeringskosten tot de grens of haven waar de zending de EU binnenkomt. KVK rekent een voorbeeld door: 30.000 longdrinkglazen uit China voor 10.000 euro, met 2.000 euro aan transport en verzekering. De douanewaarde is dan 12.000 euro. Bij een invoerrecht van 11% betaal je 1.320 euro.

Voor jou als merkbouwer betekent dat: vracht telt dubbel. Je betaalt het transport zelf en het transport verhoogt ook het bedrag waarover je invoerrecht betaalt. Vergelijk een vrachtofferte daarom niet alleen op het bedrag, maar ook op wat die met je douanewaarde doet. Soms tel je extra kosten bij de douanewaarde op of trek je ze ervan af. Bij sommige producten, zoals wijn, betaal je invoerrechten over de hoeveelheid in plaats van over de waarde.

Fictief voorbeeld: deel je in het KVK-voorbeeld de aankoop, het transport en de invoerrechten (samen 13.320 euro) door 30.000 glazen, dan kom je op ruim € 0,44 per glas. Daar komen de inklaringskosten nog bij, en ook de btw als je die niet kunt aftrekken. Wil je een complete zending doorrekenen, gebruik dan ons rekenvoorbeeld voor invoerrechten en btw bij import uit China.

Het tarief hangt af van je goederencode

Elk product heeft een goederencode. Bij invoer heet die de Taric-code, en die bestaat meestal uit tien cijfers. Je vindt hem in het Gebruikstarief van de Nederlandse Douane of in Access2Markets. Het tarief verschilt sterk per product. KVK noemt per productgroep een maximaal tarief, bijvoorbeeld maximaal 12% voor kleding en maximaal 17% voor schoeisel. Voor laptops, tablets en telefoons is het 0%.

Ook binnen een productgroep lopen de tarieven uiteen. Bij speelgoed betaal je voor elektrische speelgoedtreinen 0% en voor pluche teddyberen 4,7%. Komt je product uit een land waarmee de EU een handelsverdrag heeft, en is het daar gemaakt of voldoende bewerkt? Dan betaal je met een oorsprongsbewijs vaak minder of geen invoerrechten. Er kan ook iets bovenop komen. Antidumpingrechten gelden voor sommige producten uit bepaalde landen, zoals elektrische fietsen uit China, en de hoogte kan per producent verschillen.

Een verkeerde code kost je geld of tijd. Je betaalt dan mogelijk te veel of te weinig invoerrechten, en je loopt het risico dat je de producten niet mag invoeren. Mondeling advies van een expediteur of de DouaneTelefoon is niet bindend. Twijfel je? Vraag dan een Bindende Tariefinlichting (BTI) aan bij de Nederlandse Douane.

Btw bij invoer: meestal aftrekbaar, wel voorschieten

De douane berekent de btw bij invoer meestal over de douanewaarde plus de belastingen en heffingen bij invoer, zoals invoerrechten. In de KVK-uitleg over btw en internationaal zakendoen loopt die douanewaarde tot de plaats van bestemming in de EU. Kosten als commissie, verpakking, vervoer en verzekering tellen mee. Reken die basis dus apart uit en neem niet zomaar het bedrag over waarover je invoerrecht betaalde.

Heb je recht op aftrek? Dan zet je de betaalde btw als voorbelasting in je btw-aangifte, zodat je per saldo geen btw over de inkoop betaalt. Je schiet hem wel eerst voor. Wie regelmatig importeert, kan bij de Belastingdienst een vergunning artikel 23 aanvragen. Daarmee verleg je de btw naar je btw-aangifte en trek je hem daar direct weer af, zodat je hem niet hoeft voor te schieten. Gebruik je de kleineondernemersregeling? Volgens KVK betaal je dan Nederlandse btw op je inkoop. Ga dus pas van aftrek uit als je dat bij de Belastingdienst hebt gecontroleerd.

Fictief voorbeeld: stel dat voor de glazen uit het KVK-voorbeeld 21% btw geldt (in de btw-voorbeelden van KVK komen de tarieven 9% en 21% voor). Neem voor het gemak aan dat de basis 13.320 euro is. Dan gaat het om 2.797,20 euro, die je zonder verlegging eerst betaalt en pas via je aangifte terugkrijgt. Voor een startend merk is dat vooral een kasvraag: hoeveel geld zit er vast tussen de invoer en je eerste verkopen?

Inklaring: wie doet wat

Als importeur heb je een EORI-nummer nodig. Daarmee herkent de douane je bedrijf, en je vraagt het gratis aan bij de Nederlandse Douane. Bij import van buiten de EU doe je een digitale invoeraangifte, met onder meer de goederencode, de waarde en de oorsprong van de producten. Daarvoor zijn speciale software en kennis van douanezaken nodig. Veel importeurs laten de aangifte daarom doen door een expediteur of een andere logistiek dienstverlener. Kleine leveringen met snelle bezorging gaan vaak via een koeriersdienst.

Na de aangifte betaal je invoerrechten, btw en inklaringskosten. Veel expediteurs betalen de invoerrechten en btw alvast en berekenen die daarna aan je door. Soms komen er kosten bij voor opslag, inspecties of het ontgassen van een container. Leg de rekening van je expediteur daarom naast je eigen berekening, dan zie je meteen welke post afwijkt. Controleer de goederen ook direct bij ontvangst en bewaar je importdocumenten in je administratie.

Wat je regelt vóór je bestelt

• Goederencode en regels. Zoek de Taric-code op en controleer welke producteisen gelden. Als importeur van buiten de EU ben jij verantwoordelijk voor de productveiligheid, en veel technische en consumentenproducten hebben bijvoorbeeld een CE-markering nodig.
• Offertes en een sample. Vergelijk prijzen, levertijden, minimale bestelhoeveelheden en betaalvoorwaarden. Vraag een sample aan voordat je een grote bestelling plaatst. Hoe je offertes op dezelfde basis naast elkaar zet, lees je in offertes van leveranciers eerlijk vergelijken.
• Een schatting van je expediteur. Geef de gegevens uit de offerte en de Incoterms®-regel door en vraag een schatting van transport, invoerrechten en inklaringskosten.
• Je btw-route. Beslis of je de btw voorschiet of een vergunning artikel 23 aanvraagt.
• Je kostprijs per product. Tel ook opslag, marketing en personeel mee. Op die kostprijs baseer je je verkoopprijs en je marge, ook voor de prijs die je op Bol vraagt.

Tarieven en regels kunnen veranderen. Reken daarom met het actuele tarief uit het Gebruikstarief of Access2Markets, en niet met een bedrag dat je ergens anders hebt gelezen. Meer over startkosten, marge en het plannen van je geld vind je in de categorie starten, kosten en marge.