Een startvoorraad financieren kost je vooral geld dat lang vastzit. Je betaalt de leverancier, het transport en de importheffingen ruim voordat de eerste uitbetaling van Bol binnenkomt. Leen je dat geld, dan komen er rente en afsluitkosten bij. Het Microkrediet van Qredits rekent bijvoorbeeld 9,95% op jaarbasis plus eenmalige behandelkosten van €375 tot €850. Een vast bufferbedrag dat voor iedereen klopt, bestaat niet. Je buffer haal je uit je eigen liquiditeitsbegroting: het is het bedrag dat je nodig hebt om ook in een tegenvallend scenario nooit onder nul uit te komen.
Kosten en uitgaven: waarom je planning om timing draait
De KVK maakt een onderscheid dat voor voorraad precies klopt: een kostenpost is niet altijd een uitgave op hetzelfde moment. In je exploitatiebegroting staat wat je product kost. In je liquiditeitsbegroting zet je de betalingen in de maand waarin ze echt van je rekening gaan. Voor een eerste batch betekent dat: je inkoop wordt een kostenpost als je verkoopt, maar is al een uitgave op het moment dat je de leverancier betaalt. Dat verschil in tijd moet je financieren.
De KVK raadt aan zo'n begroting bij voorkeur voor meerdere maanden vooruit te maken. Je begint met het saldo op je bankrekening aan het begin van de periode en zet daarna ontvangsten en betalingen in de maand waarin ze echt plaatsvinden. Het eindsaldo van de ene maand is het beginsaldo van de volgende. Zie je je saldo te laag worden, dan kun je volgens de KVK betalingen spreiden, afspraken maken met leveranciers of op tijd extra financiering regelen. Daarom wil je dat moment zien voordat je bestelt, niet erna.
Welke betalingen vallen vóór je eerste uitbetaling?
Zet voor je eerste batch elke post apart in je planning, met het moment waarop het geld gaat of komt.
| Post | Wanneer gaat of komt het geld | Wat je controleert |
|---|---|---|
| Leverancier | Volgens je afspraak; de KVK beschrijft een importeur wiens Chinese leveranciers alleen met vooruitbetaling werken | Betalingsvorm en valuta |
| Transport | Volgens je afspraak met leverancier of vervoerder | Welke Incoterms-regel geldt: wie regelt het transport en wie draait op voor schade |
| Invoerrechten en invoer-btw | Bij de invoer, voordat je kunt verkopen | Taric-code van je product en je EORI-nummer |
| Adverteren via Bol | Aparte factuur, verrekend met je verkoopfactuur als dat kan | Of je inkomsten de advertentiekosten dekken |
| Uitbetaling van Bol | Na afloop van de factuurperiode (maandelijks of per 2 weken) | Je uitbetaalschema en openstaande facturen |
| Btw | In de periode waarin je die betaalt of terugkrijgt | Het moment van je btw-aangifte |
Bij import van buiten de EU doe je eerst een invoeraangifte en betaal je daarna de belastingen: invoerrechten, invoer-btw, accijns en overige heffingen. Pas dan ben je klaar om te verkopen. Via de Taric-code weet de douane hoeveel invoerrechten ze heft. Betaal je je leverancier in dollars, dan loop je valutarisico: de koers kan veranderen tussen je offerte en je betaling. In het voorbeeld van de KVK beperkt de importeur haar risico door per levering maximaal een vast bedrag te bestellen. Die gedachte kun je voor een eerste batch ook gebruiken.
Hoe Bol je geld terugbetaalt
De klant betaalt aan Bol en jij ontvangt het verkoopbedrag minus de kosten, gebundeld op je Verkoopfactuur. Op de eerste dag van elke factuurperiode krijg je de factuur over de vorige periode. Op de eerstvolgende werkdag wordt het openstaande bedrag uitbetaald, en door de verwerkingstijd van de bank kan het tot 3 dagen duren voordat het geld op je rekening staat. Verkoop je aan het begin van een maandelijkse factuurperiode, dan zie je dat geld dus pas terug na afloop van die periode.
Er zijn nog drie dingen die je planning raken. Retouren worden verrekend in de factuurperiode waarin je het artikel retour verwerkt. Staat er aan het begin van een periode meer open dan je hebt verdiend, dan wordt je uitbetaling uitgesteld. En de factuur voor Adverteren via Bol komt los van de Verkoopfactuur: is die hoger dan je inkomsten, dan betaal je hem zelf. In een startfase met weinig verkopen en wel advertenties kan die factuur dus gewoon van je eigen rekening komen. Wil je achteraf nagaan waarom een uitbetaling lager uitviel, dan lees je in ons artikel over een afwijkende Bol-uitbetaling hoe je het verschil terugvindt.
Wat kost lenen voor je voorraad?
De KVK raadt aan bij jezelf te beginnen met eigen geld: dat is je startbedrag, en financiers willen meestal dat je zelf ook geld in je bedrijf steekt. Voor het opstarten zelf zijn er volgens de KVK geen subsidies. Een lening van familie of vrienden (een onderhandse lening) is vaak geschikt voor kleinere bedragen. Voor een start met je eigen merk via onze opleiding rekenen we met minimaal €5.000 eigen kapitaal voor je bedrijf.
Leen je bij een geldverstrekker, dan zie je de kosten in de voorwaarden. Het Microkrediet van Qredits gaat tot maximaal €50.000, met 9,95% rente op jaarbasis, eenmalige behandelkosten van €375 tot €850 (afhankelijk van het kredietbedrag) en een vast maandbedrag voor rente en aflossing. De looptijd is gemiddeld 5 jaar en maximaal 10 jaar. Starters betalen volgens Qredits de eerste maanden alleen rente en nog geen aflossing. Fictief voorbeeld: staat er een jaar lang €10.000 open tegen 9,95%, dan betaal je €995 rente. Los je elke maand af, dan daalt de rente mee, maar gaat er ook elke maand een vast bedrag van je rekening, of je nu verkoopt of niet.
Daar zit voor je buffer het belangrijkste punt. Een ontvangen lening is volgens de KVK wel een ontvangst in je liquiditeitsbegroting, maar geen omzet. De aflossing is een uitgave, maar geen kostenpost. Een financier vraagt daarom een terugbetalingsplan waarin je ook rekening houdt met wat je privé nodig hebt.
Zo bepaal je je buffer
Een fictief voorbeeld laat zien hoe je het laagste punt vindt:
- Maand 1: beginsaldo €8.000, aanbetaling leverancier €2.000. Eindsaldo €6.000.
- Maand 2: restbetaling €2.000, transport €600, invoerrechten en invoer-btw €900. Eindsaldo €2.500.
- Maand 3: product online, advertenties €400, overige uitgaven €100, nog geen uitbetaling. Eindsaldo €2.000.
- Maand 4: eerste uitbetaling €1.800, advertenties €400, overige uitgaven €100. Eindsaldo €3.300.
Het laagste punt ligt hier in maand 3. Maak daarna een tweede, tegenvallende versie. Zet de uitbetaling in maand 4 op de helft (€900), dan eindigt die maand op €2.400 in plaats van €3.300. Schuif ook de levering een maand op, zet een retour in de maand waarin je die verwerkt en reken met een advertentiefactuur die je zelf betaalt. Je buffer is het bedrag dat je laagste punt in die slechte versie boven nul houdt, plus wat je wilt kunnen betalen als je moet herbestellen voordat de eerste batch op is. Komt het laagste punt onder nul uit, dan heb je drie knoppen: een kleinere eerste batch, andere betaalafspraken met je leverancier, of eerder extra financiering regelen.
Wat je nu kunt doen: vraag je leverancier schriftelijk naar de betalingsvorm en valuta, zoek de Taric-code van je product op, kijk welk uitbetaalschema je bij Bol wilt en zet alles in een begroting van minstens zes maanden. Hoe je de cashflow verder plant nadat de eerste batch verkocht is, lees je in ons artikel over cashflow voor je productmerk. Welke posten tussen sample en batch op je afkomen, staat in het kostenoverzicht van je eerste private-labelproduct. Wil je leren hoe je zo'n plan voor je eigen merk opstelt, dan lees je op de pagina over LaunchLab AI™ hoe die opleiding is opgebouwd.
