Voordat je je eerste eigen product laat maken, heb je drie dingen nodig: een budgetlijst met alle kosten tot je eerste verkoop, een plan voor het moment waarop je je bij KVK inschrijft en duidelijkheid over je btw. De volgorde is belangrijk. Begin met je budget en je administratie, want kosten die je maakt om een onderneming op te zetten, kunnen al aftrekbaar zijn voordat je bedrijf officieel start. Hieronder lees je per stap wat je regelt en wat je zelf nog moet nagaan.
Stap 1: breng je eigen situatie in kaart
Begin je naast een baan of naast je gezin? Dan begint de checklist bij jezelf, niet bij de fabriek. Beantwoord eerst deze vragen:
- Krijg je een uitkering? Bespreek je plannen dan eerst met het UWV, of bij een bijstandsuitkering met de gemeente. Dat raadt KVK op de pagina over het inschrijven van een eenmanszaak uitdrukkelijk aan.
- Wat heb je met je werkgever afgesproken? Kijk in je arbeidsovereenkomst of personeelsregeling of er afspraken over nevenwerkzaamheden staan. Dat moet je zelf nagaan: de bronnen van dit artikel gaan daar niet over.
- Heeft het gevolgen voor je toeslagen of je voorlopige aanslag? Op de pagina voor startende ondernemers noemt de Belastingdienst allebei als aandachtspunt voor starters, naast een ondernemerscheck voor de inkomstenbelasting.
Begin ook meteen een urenlog. Volgens de Belastingdienst over kosten in de aanloopfase mag je de uren die je al vóór je aanmelding als ondernemer aan je onderneming besteedt, meetellen voor het minimumaantal uren dat bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek nodig is. Of je dat aantal naast een baan haalt, is een andere vraag. In ons artikel over ondernemersaftrek bij een eigen merk naast je baan lees je wat dat voor je aangifte betekent.
Stap 2: zet je budgetlijst op papier vóór je eerste sample
Een eigen product kost geld voordat het iets oplevert. Zet daarom elke kostenpost op een lijst voordat je een leverancier om een sample vraagt, en schrijf bij elke post wanneer je moet betalen. Business Mine gaat ervan uit dat je minimaal €5.000 eigen kapitaal nodig hebt om je merk te starten. Tel je posten op en leg het totaal naast het geld dat je echt kunt missen.
| Kostenpost | Wanneer je betaalt | Wat je bewaart |
|---|---|---|
| Marktverkenning en advies | Vóór je eerste contact met een leverancier | Facturen en notities van je onderzoek |
| Samples en verzending | Na je eerste offerte | Factuur, betaalbewijs en je beoordeling |
| Verpakking, ontwerp en foto's | Voordat de batch klaar is | Ontwerpbestanden en facturen |
| Eerste batch | Na je akkoord op het sample | Offerte, order en betaalbewijs |
| Transport en import | Bij verzending van de batch | Vrachtdocumenten en facturen |
| Inschrijfvergoeding KVK | Bij je inschrijving | De factuur van KVK |
| Buffer voor tegenvallers | Zet je apart | Je eigen overzicht |
De bedragen per post verschillen per product en leverancier. Daarom staan ze hier niet. Een uitgewerkt overzicht van sample tot batch vind je in het kostenoverzicht voor je eerste private-labelproduct.
Waarom die laatste kolom? De Belastingdienst schrijft dat kosten die je maakt met de duidelijke bedoeling een onderneming op te zetten, ook aftrekbaar zijn als je ze maakte voordat je onderneming van start ging. Als voorbeelden noemt ze een marktverkenning en ingewonnen adviezen. Bewaar dus elke factuur vanaf de eerste euro. Zo kun je die kosten later onderbouwen.
Stap 3: kies het moment van je KVK-inschrijving
Volgens KVK schrijf je je in op het moment dat je met je bedrijfsactiviteiten begint. Dat is je startdatum. Inschrijven kan vanaf een week vóór die datum tot een week erna. Voor de identiteitscontrole en het afronden van je inschrijving mag je tot maximaal drie maanden vóór je startdatum langskomen. Je KVK-nummer krijg je dan per post in de week van je startdatum.
Voor een eerste eigen product is vooral dit van belang: volgens KVK kun je je in sommige gevallen al in de voorbereidingsfase inschrijven, en goederen bestellen noemt KVK als voorbeeld van zo'n voorbereiding. Of dat voor jouw eerste batch geldt, staat niet vast. Vraag het daarom na bij KVK voordat je bestelt. Op de startpagina van KVK vind je adviseurs die je kunt bellen en het gratis KVK Startersprogramma.
Een paar praktische punten van dezelfde KVK-pagina over de eenmanszaak:
- Alleen de eigenaar kan een eenmanszaak inschrijven, met zijn of haar eigen DigiD.
- Je kunt maximaal één eenmanszaak inschrijven, maar die mag meerdere handelsnamen hebben. Krijgt je merk een andere naam dan je bedrijf, dan hoef je dus geen tweede eenmanszaak te starten.
- Bij een eenmanszaak loop je privé risico als je zakelijke schulden maakt. Houd daar rekening mee als je overweegt een batch op krediet te kopen.
- Voor de inschrijving betaal je een inschrijfvergoeding. Zet die op je budgetlijst.
- Sommige banken en groothandels vragen om een uittreksel uit het Handelsregister als bewijs van inschrijving. Dat uittreksel kun je direct aanvragen.
Stap 4: je btw komt via KVK op gang
Je hoeft je niet zelf bij de Belastingdienst aan te melden. Na je inschrijving geeft KVK je gegevens automatisch door, en binnen twee weken na je startdatum krijg je een brief van de Belastingdienst. Heb je na twee weken nog niets ontvangen? Dan raadt KVK je aan de Belastingtelefoon te bellen.
Controleer daarna deze btw-punten:
- Twee nummers. De Belastingdienst onderscheidt een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer. Op haar pagina voor ondernemers lees je wat het verschil is.
- Aangifte zonder omzet. Dat je nog geen omzet hebt, betekent volgens de Belastingdienst niet dat je geen btw-aangifte hoeft te doen. Op de pagina voor startende ondernemers lees je wanneer en hoe dat geldt.
- Btw uit de aanloopfase. Ben je ook ondernemer voor de btw? Dan kun je volgens de Belastingdienst onder bepaalde voorwaarden de btw die je in de aanloopfase betaalde, aftrekken als voorbelasting. Bewaar daarom de facturen met btw van samples, ontwerp en advies.
Bekijk ook of de kleineondernemersregeling (KOR) bij je past. De voorwaarden staan bij de Belastingdienst. Twijfel je? Via de pagina voor startende ondernemers kun je chatten met de startersvoorlichters of een videobelafspraak maken. Wat je voor de btw regelt als je via Bol of Amazon verkoopt, lees je in ons artikel over btw als starter op Bol en Amazon.
Stap 5: zet de volgorde op één blad
Houd alles bij in één overzicht terwijl je je eerste product ontwikkelt. De Belastingdienst heeft een stappenplan om je administratie op te zetten. De volgorde hieronder is onze leidraad, geen wettelijk voorschrift:
- Controleer je situatie: uitkering, werkgever, toeslagen en voorlopige aanslag.
- Begin een urenlog en een map voor facturen en bonnen.
- Vul je budgetlijst in en leg die naast je eigen kapitaal.
- Bestel samples en bewaar elke factuur als kosten uit de aanloopfase.
- Vraag bij KVK na of je je vóór je eerste bestelling kunt inschrijven.
- Schrijf je in rond je startdatum en wacht op de brief van de Belastingdienst.
- Bestel je eerste batch zodra je inschrijving en je btw duidelijk zijn.
Wat je zelf moet nagaan
Twee punten blijven afhankelijk van jouw situatie. KVK schrijft dat inschrijven in de voorbereidingsfase alleen in sommige gevallen mogelijk is. En de Belastingdienst noemt voor btw uit de aanloopfase bepaalde voorwaarden. Neem over allebei contact op met KVK of de Belastingdienst voordat je een grote bestelling doet, en vraag een adviseur om je eigen cijfers te bekijken. Wil je leren hoe je zelf een eigen merk opbouwt? Op de pagina over LaunchLab AI™ lees je hoe de opleiding van Business Mine is opgebouwd.
